Secrétaire H/F - Pradel Avocats

Au sein d'un cabinet, vous occupez un poste polyvalent qui requiert un sens aigu de l'organisation et une réelle aisance dans les échanges avec les clients et les différents interlocuteurs externes. Vous contribuez au bon fonctionnement administratif de la structure, au suivi des dossiers et à l'accompagnement des clients dans l'utilisation des outils mis à leur disposition.

Missions principales :

Gestion administrative des dossiers :
- Réceptionner et enregistrer les dossiers entrants à l'aide des outils informatiques du cabinet.
- Assurer le suivi administratif des dossiers et tenir à jour les informations.
- Accompagner les clients dans la constitution de leur dossier : recueil des informations et des pièces nécessaires, relances éventuelles.
- Organiser, classer et archiver les documents.

Accompagnement et support des clients :
- Assurer la mise en place des accès clients et leur paramétrage initial, en lien avec les besoins de chaque interlocuteur.
- Accompagner les clients dans la prise en main des outils mis à leur disposition et les guider dans leur utilisation au quotidien.
- Répondre aux questions fonctionnelles des utilisateurs et les conseiller pour faciliter leur autonomie.
- Assurer le suivi et le traitement des demandes via les canaux de support de la société, en veillant à la qualité et à la réactivité des réponses.
- Contribuer à une relation de confiance durable avec les clients tout au long de leur accompagnement.

Relation client et communication :

- Assurer le suivi des échanges avec les clients par téléphone, courriel et courrier.
- Répondre aux demandes courantes relatives à l'avancement des dossiers.

Secrétariat et accueil :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : orientation, prise de messages, transfert aux bons interlocuteurs.
- Réaliser les travaux courants de secrétariat : frappe et mise en forme de courriers, gestion du courrier entrant et sortant, classement.
- Participer à la constitution et à la transmission des dossiers, en lien avec les équipes du cabinet.

Vie du cabinet :
- Assurer la continuité du service en cas d'absence d'un(e) collègue.
- Participer aux activités d'archivage.

Compétences et qualités requises :
- Polyvalence, flexibilité et adaptabilité.
- Bonne maîtrise des outils informatiques.
- Aisance dans la communication écrite et orale.
- Sens de l'organisation et rigueur dans le classement des dossiers.
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Capacité à travailler en équipe.

Vous devez être titulaire d'un diplôme en secrétariat pour postuler (licence, BTS Assistante de direction, Gestion PME-PMI...).

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Classer des documents,maitrise de l'orthographe

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités juridiques