Secrétaire DRH H/F - EPSM des Flandres

Missions générales
- Accueillir et renseigner le public de la DRH
- Organiser pour le Directeur et l'équipe de DRH la réception, le traitement et la circulation de l'information, documents et communications téléphoniques liés au service ou au suivi des dossiers.
- Contribuer à la gestion des ressources humaines.
- Assurer le secrétariat des instances

Descriptions des activités
- Accueillir et renseigner le public de la DRH :
- Accueil et orientation des personnes au sein du service
- Réception et traitement des appels téléphoniques et courriels.

- Organiser pour le Directeur et l'équipe de DRH la réception, le traitement et la circulation de l'information, documents et communications téléphoniques liés au service ou au suivi des dossiers :
- Ouverture, enregistrement et ventilation du courrier
- Gestion des agendas électroniques du Directeur des Ressources Humaines
- Rédaction, frappe des documents (courriers, notes, attestations...) pour le Directeur des Ressources Humaines et le Responsable des Ressources Humaines
- Organisation matérielle des réunions
- Lien entre la DRH et les services de l'établissement pour toutes questions RH
- Classement et archivage

Autres missions :

Contribuer à la gestion des ressources humaines:
- Recrutement (diffusion et suivi des avis de mobilité/vacances de postes, réception/traitement des candidatures, constitution des dossiers, édition des contrats, suivi des renouvellements)
- Suivi des demandes de mutation et de détachement
- Suivi de la campagne des entretiens d'évaluation annuelle (édition/envoi des évaluations, contrôle des échéances, saisie des notes dans le logiciel RH)
- Conventions de stages pour les personnels non-soignants
- Médailles du travail: constitution des dossiers
- Gestion des grèves et suivi du temps syndical

- Assurer le secrétariat du Comité Social d'Etablissement / F3SCT en binôme:
- Organisation des réunions (ordres du jour, convocations, logistique...)
- Rédaction des procès-verbaux
- Secrétariat du Président de l'instance
- Suivi des actions engagées et rapport annuel

- Gérer les consommables du service:
- Commandes et gestion des stocks (fournitures de bureau, papier)

- Assurer les permanences CGOS

- Participer aux réunions DS/DRH
- Actualisation en amont du suivi des vacances de poste et situation des mutations
- S'assurer de la mise en oeuvre de la diffusion des vacances de postes validées en réunion

- Suivi des tableaux de bord : Mise à jour, suivi des indicateurs clés et production de reportings réguliers pour appuyer la prise de décision.

Qualités professionnelles requises

- Sens de l'accueil et disponibilité

- Organisation et rigueur

- Esprit d'initiative

- Capacités rédactionnelles avérées

- Discrétion professionnelle

Formation / Expérience / Connaissances particulières

- Baccalauréat et formation secrétariat

- Concours externe ou interne

- Connaissance du fonctionnement hospitalier et des acteurs internes/externes

- Notions fondamentales relatives au statut de la Fonction Publique Hospitalière

- Maîtrise des outils bureautiques (Word - Excel) et de la messagerie

- Maîtrise des logiciels de gestion RH et gestion des temps