Responsable de Bureau de Scolarité Ref 317 H/F - Université de Toulouse

La Faculté de santé est une composante de l'Université de Toulouse - Paul Sabatier. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 Facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutiques et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l'organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés; des études de sciences pharmaceutiques et d'odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d'enseignement et de 5 divisions transverses. L'organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Étudiants : 17 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 665 ; Personnels administratifs et techniques : 265 ; Budget géré : 10 millions d'euros. Le poste proposé relève du département Médecine, Maïeutique et Paramédical et plus précisément de la scolarité de la formation en Sciences Infirmières. L'équipe est composée de 7 gestionnaires de scolarité. Les postes sont situés au 133, route de Narbonne à Toulouse.

Responsabilités :
Assurer la coordination administrative des activités de scolarité entre les 7 gestionnaires de scolarité de l'université et les secrétariats des 14 IFSI partenaires
Garantir la conformité des opérations de gestion aux réglementations universitaires et aux dispositions du référentiel de formation.
Veiller à la fiabilité, à la cohérence et à la sécurisation des données de scolarité.
Organiser et suivre les calendriers de gestion liés aux inscriptions, évaluations, jurys et diplomation.
Assurer un rôle de référent technique auprès des interlocuteurs des IFSI sur les procédures de scolarité.
Contribuer à l'harmonisation des pratiques administratives et à l'amélioration continue des processus.
Missions principales :
Coordonner les opérations de scolarité (7 gestionnaires) avec les 14 IFSI partenaires et assurer l'interface entre les instituts et les services universitaires.
Animer le réseau des correspondants administratifs des IFSI et accompagner la mise en oeuvre des procédures communes.
Planifier et suivre les campagnes d'inscriptions administratives et pédagogiques.
Coordonner la préparation des examens, des jurys et des opérations de diplomation.
Contrôler l'application des règles de gestion (ECTS, compensation, dispenses d'UE, AJAC, validations de parcours).
Assurer le suivi et le contrôle de la qualité des données de scolarité.
Produire des tableaux de bord, indicateurs d'activité et états de suivi destinés à la direction et aux responsables de formation.
Identifier les difficultés de gestion, proposer des actions correctives et contribuer à l'évolution des procédures.
Participer à la formalisation, à la diffusion et à la mise à jour des procédures administratives liées à la réforme.
Activités principales :
Organiser et coordonner les actes de gestion administratifs avec les référents des IFSI.
Assurer un contrôle de premier niveau sur les inscriptions, résultats et validations.
Suivre les échéances réglementaires et les calendriers de gestion.
Préparer les éléments nécessaires aux commissions pédagogiques, jurys et délivrance des diplômes.
Contrôler et consolider les données transmises par les partenaires.
Élaborer et mettre à jour des procédures, guides et outils de suivi.
Produire des statistiques, bilans et indicateurs de pilotage.
Assurer un appui technique et réglementaire auprès des gestionnaires des IFSI.
Participer à la conduite du changement liée à l'universitarisation de la formation infirmière.
Signaler les anomalies, proposer des solutions et assurer le suivi de leur mise en oeuvre.
Former les personnels de scolarité

Connaissances:

- Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels de scolarité
- Connaissance des procédures universitaires (inscriptions, examens, jurys) appréciée
- Capacité à travailler dans un environnement structuré et normé
- Rigueur, fiabilité et sens du travail en équipe

Savoir-faire technique:

- Scolarité universitaire
- ECTS / LMD
- Jurys et examens
- Compensation et validation
- Outils de gestion
- Saisie et traitement de données
- Organisation administrative
- Préparation de jurys
- Utilisation logiciels scolarité
- Contrôle de cohérence

Savoirs comportementaux:

- Rigueur
- Organisation
- Fiabilité
- Polyvalence
- Travail en équipe

Diplôme requis: BAC

Durée Expérience souhaitée: Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)

Précisions expérience souhaitée /Intitulé diplôme: Formation Bac à Bac +2 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent - Expérience souhaitée en scolarité universitaire ou gestion de dossiers étudiants.