Alternance - Assistant Administratif - Office Manager H/F - Icademie

Rejoignez une entreprise dynamique et préparez un diplôme reconnu avec ICADEMIE, spécialiste de la formation à distance.

ICADEMIE accompagne son entreprise partenaire, leader mondial des solutions de verrouillage, dans le recrutement de sa/son futur(e) assistant administratif & Office Manager H/F en alternance.

Ce poste, basé à Villebon-sur-Yvette (91), est à pourvoir dès septembre 2026.

En postulant, vous manifestez votre souhait de rejoindre ICADEMIE pour préparer un diplôme reconnu du Bac +2 au Bac +5, tout en développant vos compétences directement sur le terrain.

Vos futures missions :

Administration générale et coordination interne

- Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, envoi, suivi).
- Assurer le classement, l'archivage et l'organisation des documents (papier / serveur).
- Rédiger ou mettre en forme des courriers, mails et documents, administratifs

Office Manager /Services Génraux

- Gérer les commandes de fournitures et consommables (bureau, boissons, pharmacie...).
- Suivre le matériel et les équipements (imprimantes, machine à affranchir, consommables...).
- Coordonner certaines interventions ou besoins avec les prestataires / fournisseurs.
- Participer au suivi administratif de sujets liés au fonctionnement courant de l'entreprise.
- Vérification des factures ESAT. RSE (EcoVadis, rassembler les certifications, le DUE, rapports RSE...).
- Gestion des formations SST et EPI, autorisation électrique.
- Gestion des prestataires du bâtiment.
- Mise à jour, formalisation et amélioration de procédures internes.
- Participation ponctuelle à des projets transverses (organisation, RH, outils de suivi,

etc.).

Coordination des activités internes internes (formations / évènements / support équipes

- Gérer l'administratif des formations (contrats, inscriptions, logistique, accueil des participants).
- Participer à l'organisation logistique d'évènements internes et externes.
- Répondre aux demandes simples des équipes commerciales (envoi de documentation, besoins ponctuels...).

Support administratif et suivi de gestion

- Compiler les justificatifs et saisir les notes de frais.
- Gérer la flotte de véhicules (entrées/sorties, état des lieux ,contraventions)
- Vérifier certaines factures (fournisseurs / sous-traitants) et assurer leur suivi administratif.
- Mise à jour des tableaux de suivi (commandes, dépenses courants, consommations...).

Votre profil :

- Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Utilisation efficace des outils collaboratifs (Outlook, Teams, SharePoint).
- Aisance dans la gestion administrative et le suivi de dossier.
- Bonne capacité rédactionnelle (mails, courriers, compte rendus simples).
- Anglais intermédiaire apprécié.
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Polyvalence et capacité d'adaptation (environnement PME).
- Autonomie et prise d'initative.
- Bon relationnel et sens du service.
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à prioriser.
- Discrétion et fiabilité dans le traitement des informations

Rémunération : selon la grille légale de l'alternance, en fonction de votre âge et de votre niveau d'études. La formation est également financée à 100% dans le cadre de l'alternance.

Le processus de recrutement :

- Vous postulez
- Nous vous contactons pour un premier entretien de pré-sélection par téléphone afin de confirmer votre projet et votre éligibilité à nos formations
- Nous vous accompagnons ensuite dans la constitution de votre dossier et la préparation de vos entretiens
- Vous intégrez votre entreprise et votre formation Icademie !

Seuls les candidats souhaitant suivre une formation Icademie pourront être présentés à l'entreprise et bénéficier de notre accompagnement.

Type de poste : Alternance

#ICA\_IDF