Assistant Achats et Commande Publique H/F - Mairie de Suresnes

Présentation du service :
Le service finances gère le budget de la commune et les marchés publics, en appliquant les règles de la comptabilité publique et de la commande publique. Ses deux missions principales sont :

La gestion du budget municipal, qui se divise en deux parties : le fonctionnement (dépenses courantes comme le personnel, la dette ou les impôts locaux) et l'investissement (équipements, emprunts, remboursement de la dette).

La gestion des marchés publics, entièrement dématérialisés et publiés sur le portail Maximilien, où sont regroupées les consultations en cours de la Ville selon différents types de procédures.

En garantissant un budget équilibré, une comptabilité régulière et des achats juridiquement sûrs, le service finances assure la transparence et la bonne utilisation de l'argent public.

Votre rôle :
Aider et assister les acheteurs et le responsable d'unité dans toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement d'un service Achat, prendre en charge la rédaction d'actes d'exécution, le suivi des procédures et de leur exécution, assurer l'organisation de commissions et transmettre les informations aux personnes ou autorités concernées. Assister et conseiller les services de la Ville (en 1er ressort).

Centraliser l'enregistrement, la gestion et le suivi comptable de tous les marchés publics ou contrats conclus par les services de la Ville dans le logiciel de saisie des marchés publics. Garantir la mise à jour de toutes les informations nécessaires aux paiements des fournisseurs et les mettre à disposition des services concernés (Banque de données Fournisseurs / etc.).

Gérer et suivre les commandes et factures centralisées au niveau de la Commande Publique.

Missions :

Saisie et suivi des marchés dans le logiciel de comptabilité :
Saisie et enregistrement de tous les contrats de la commande publique de la Ville dans le logiciel dédié.
Téléchargement des pièces du marché pour transmission aux Finances et aux services opérationnels.
Asistance et conseil aux services opérationnels en cas de dysfonctionnement (Flux SEDIT, référence de marché, modalités de commande.).
Réception des demandes de révision, contrôle des calculs des fournisseurs / acceptation / transmission aux services et aux Finances.
Contrôle, saisie et enregistrement des actes de sous-traitance ou co-traitance et autres actes modificatifs (avenants, cessions de créances.) en lien avec l'exécution des contrats de la commande publique.

Gestion et mise à jour de la Banque de Données Fournisseurs accessible aux services :
Prise d'information auprès de l'EPT POLD, pour référencement des marchés mutualisés dont peut bénéficier la ville.

Organisation des CAO :
Organisation des Commissions d'appel d'offres (envoi des convocations aux élus de la majorité aux élus d'opposition, DGFIP et DDP).
Réservation de salles, rédaction et transmission des invitations et documents aux divers participants.
Rédaction des procès-verbaux.
Enregistrement des PV et autres documents résultant de la CAO.

Aide et assistance aux acheteurs et au responsable d'unité dans l'ensemble des tâches nécessaires au bon fonctionnement du service :
Analyse et contrôle des documents de candidature.
Rédaction et envoi des LNR aux candidats non-retenus.
Attribution et notification des contrats de la commande publique.
Structuration et envoi des dossiers au contrôle de légalité.
Aide et assistance aux acheteurs dans le cadre de la passation des marchés publics, l'organisation de tests/visites et réception d'échantillonnages.
Envoi et rédaction de courrier, la finalisation de documents ou la pré-complétion de documents.
Prise d'information et passation de marché d'exclusivité ou gré-à-gré auprès de centrales d'achats ou organismes pour la passation de commande.
Réalisation ponctuelle de consultations 3 devis auprès des fournisseurs et/ou de MAPA en lien avec le responsable d'un

Experience: 6 Mois

Compétences: Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un devis,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).