Agent Administratif - Mairie de Saint Chamond H/F - Communes

La mairie de Saint-Chamond recrute un agent administratif pour son Centre Social à temps complet. Cadre d'emplois des adjoints administratifs (catégorie C).

- Relations Centre social - usagers :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et du grand public : renseigner, orienter...
- Assurer le suivi des dossiers familles et leur mise à jour
- Gérer les inscriptions des familles pour l'ensemble des activités : activités régulières, accueil de loisirs, CLAS... en lien avec les responsables de service
- Assurer le pointage des présences des activités

- Gestion Administrative :
- Assurer les tâches administratives telles que la rédaction de courriers, de mails d'informations, d'affiches, de compte-rendu de réunions...
- Assurer le suivi statistique de la structure : tableaux de bord, données CAF en PS
- Gérer l'organisation administrative : être la référente du plan de classement, de l'archivage...
- Être l'interlocuteur de la direction de la communication : informer des activités et des manifestations
- Déclaration des heures animateurs et intervenants auprès du service RH

- Gestion financière :
- Assurer la facturation des familles
- Assurer le suivi des recettes : paiement des familles, suivi des recettes CAF
- Gérer la carte d'achat de la structure
- Assurer le suivi financier de la structure en lien avec le service des finances (bons de commande, suivi des achats carte, ENS, tableau de suivi budgétaire...)

- Missions transversales :
- Être la référente du logiciel Concerto (saisie, paramétrage, lien avec l'éditeur et le service informatique)
- Assurer le lien avec les services techniques pour les besoins d'ordre techniques
- Encadrer les stagiaires dans les domaines de l'accueil et du secrétariat
- Assurer la bonne circulation des informations entre les différents secteurs et les usagers
- Assurer l'intérim sur les affaires courantes en cas d'absence du directeur

- Titulaire d'un Bac ou d'un BTS en gestion support à l'action managériale ou expérience confirmée dans le secrétariat de direction ou assistant en gestion administrative et financière

Savoir :
- Connaissance des partenaires et de l'actualité des centres sociaux.
- Maitrise des outils bureautiques : internet, intranet, messagerie, logiciels métiers (délibérations, courriers, comptabilité...) Excel et Word, et de l'environnement de la collectivité.
- Connaître les procédures comptables : Principes budgétaires et suivi comptable
- Connaitre et maitriser le logiciel Ciril finances et Arpège
- Compréhension du besoin de l'usager pour l'orienter vers la réponse adaptée.

Savoir-faire :
- Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse
- Capacité d'adaptation et de réactivité
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Savoir-être :
- Patience, écoute et empathie.
- Fermeté si nécessaire
- Sens de l'organisation
- Autonomie et polyvalence
- Sens de la responsabilité et esprit d'initiative
- Discrétion professionnelle
- Rigueur