Office Manager H/F - Groupe SII

Profil

Formation et connaissances

Vous disposez idéalement d'une formation de niveau Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou domaine équivalent.

Vous maîtrisez :

- Les principes de gestion des achats et du cycle de commande ;
- Les bases de la gestion administrative et des services généraux ;
- Les notions d'administration du personnel ;
- Les processus internes de fonctionnement d'une entreprise ;
- Les règles de sécurité et d'accueil sur site ;
- Les outils bureautiques et systèmes d'information.

Compétences techniques

Vous savez :

- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ;
- Gérer un processus d'achat complet, de la demande à la facturation ;
- Assurer un suivi administratif rigoureux ;
- Gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les échéances ;
- Travailler avec différents interlocuteurs : RH, Finance, IT, fournisseurs et prestataires.

Qualités personnelles

Vous êtes reconnu(e) pour :

- Votre sens du service et de l'accueil ;
- Votre rigueur et votre sens de l'organisation ;
- Votre polyvalence et votre adaptabilité ;
- Votre discrétion et le respect de la confidentialité ;
- Votre excellent relationnel et votre esprit d'équipe ;
- Votre autonomie dans la gestion du quotidien ;
- Votre réactivité face aux urgences et imprévus ;
- Votre diplomatie et votre professionnalisme ;
- Votre capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.

Pourquoi nous rejoindre ?

- Un poste polyvalent au coeur des activités de l'entreprise ;
- Une fonction à forte autonomie et à impact transversal ;
- Des missions variées associant achats, administration, services généraux et relationnel ;
- Un environnement dynamique favorisant la prise d'initiative et l'amélioration continue.

Mission

À propos du poste

Véritable pilier de l'organisation, l'Office Manager assure le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise en intervenant sur trois domaines clés : les achats, les services généraux et l'administration. Interface privilégiée entre les collaborateurs, les fournisseurs et les partenaires externes, il/elle contribue à la qualité de vie au travail, à l'efficacité des processus internes et à l'image professionnelle de l'entreprise.

Vos missions

Accueil & administration

Ambassadeur(rice) de l'entreprise, vous représentez son image auprès des visiteurs, clients et partenaires.

Dans ce cadre, vous assurez :

- L'accueil physique des visiteurs ;
- La gestion du standard téléphonique ;
- La réception, le tri et la distribution du courrier et des colis ;
- La gestion des accès au site (badges, registres visiteurs) ;
- L'administration du personnel : suivi des entrées/sorties, absences, congés, visites médicales, etc. ;
- Le support administratif transversal auprès des différents services ;
- La gestion de la flotte automobile et téléphonique ;
- Le suivi des fichiers de transport ;
- La gestion de tâches récurrentes mensuelles (validation des notes de frais, suivi administratif divers).

Achats & gestion fournisseurs

Vous garantissez la fluidité du processus d'achats courants et contribuez à la bonne gestion des relations fournisseurs de votre périmètre.

À ce titre, vous serez en charge de :

- Traiter les demandes d'achats émises par les services internes ;
- Passer les commandes d'achats courants dans le respect des budgets définis ;
- Assurer le rapprochement des commandes et des factures ;
- Mettre à jour les bases de données fournisseurs ;
- Participer à l'évaluation des fournisseurs de votre périmètre ;
- Assurer le suivi administratif des contrats de prestations (durée, échéances, renouvellements) ;
- Réaliser des consultations fournisseurs (demandes de devis, relances) ;
- Être l'interlocuteur privilégié des fournisseurs pour les sujets opérationnels ;
- Identifier et proposer des axes d'amélioration en matière de coûts, de processus et de qualité fournisseurs.

Services généraux

Vous veillez au bon état, à la disponibilité et à la fonctionnalité des moyens généraux afin de garantir des conditions de travail optimales.

Vos principales responsabilités seront :

- Organiser et suivre les prestations de nettoyage, maintenance, sécurité et entretien des locaux ;
- Coordonner les interventions techniques internes et externes ;
- Signaler et suivre la résolution des dysfonctionnements ;
- Planifier et déclencher les interventions des prestataires référencés ;
- Veiller au respect des règles du Système de Management Intégré (SMI) ;
- Prioriser les demandes internes selon les règles établies et les niveaux d'urgence ;
- Contrôler la conformité des prestations et des livraisons, et faire corriger toute non-conformité si nécessaire.

Groupe SII

Who are we?

The SII Group is at the heart of innovation, serving major accounts in a variety of engineering sectors. In 2026, for the ninth consecutive year, SII France was awarded the Great Place To Work® label.

This success reflects our culture, which is based on our desire to offer all our employees a fulfilling working environment in which they can develop their skills and careers.

Joining SII means embarking on a collective adventure: Let's Tech Together!

This promise represents our shared ambition: to build a technological future together, in an environment where experimentation and autonomy are encouraged, where innovation is at the heart of everything we do, and where every employee finds professional fulfilment and empowerment within an enthusiastic and inclusive team.

As a company with strong human values, we are signatories to the LGBT+ Commitment Charter with the Association l'autre Cercle and are a disability-friendly company.

Let's Tech Together embodies who we are and what we aspire to be: a dynamic, innovative and people-oriented company. So if these values resonate with you, join us!

Qualités désirées : .
Adaptabilité, Autonomie, Bon relationnel, Esprit de synthèse