Secrétaire Antenne de Gestion H/F - Grand Lyon

Rejoignez la Métropole de Lyon !
Ses 9 600 collaborateurs contribuent aux politiques publiques inédites et ambitieuses au service de la population - 1,4 millions d'habitants - et du territoire.

La délégation transition environnementale et énergétique incarne l'ambition métropolitaine de transition écologique sur les volets cycle de l'eau, déchets, écologie / environnement / énergie, énergie des bâtiments, déployés au sein de directions dédiées à chacune de ces thématiques.

La Direction du Cycle de l'Eau a la responsabilité du cycle de l'eau dans l'agglomération.
Elle comprend le service Ressources Techniques (RT) dont une des missions principales est la maitrise d'oeuvre des travaux d'assainissement.

Rattaché directement au responsable du service, vous êtes le véritable appui administratif du service. À ce titre, vous assurez le secrétariat, la gestion administrative du personnel, le suivi comptable, l'appui aux procédures administratives et juridiques, ainsi que la coordination avec les différents interlocuteurs du service.
Vous participez également aux réunions et réseaux métiers, contribuez au suivi des réclamations, au bon fonctionnement des outils de gestion.

Vos missions s'articulent autour de grands 5 axes :

- Secrétariat et gestion administrative :
assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier, du classement, de l'archivage et des fournitures ;
accompagner le responsable et l'équipe dans la gestion des agendas, l'organisation des réunions, la rédaction de comptes rendus, notes, tableaux de suivi et dossiers ;
contribuer au traitement et au suivi des réclamations via l'outil GRECO.

- Gestion administrative du personnel :
assurer la gestion et la mise à jour des données RH (situations journalières, effectifs, mouvements, distinctions...) et diffuser les informations internes.

- Gestion comptable :
assurer le traitement des bons de commande et des factures, leur contrôle et leur suivi dans les outils dédiés ;
contribuer au suivi budgétaire en éditant les états de consommation et en alertant sur leur évolution.

-Assistance administrative :
apporter un premier niveau de réponse sur les questions juridiques, réglementaires et liées aux procédures internes ;
assurer l'interface avec les services de la Direction Ressources et contribuer au bon fonctionnement des outils de gestion.

- Vie du service :
participer aux réunions, aux présentations techniques de projets et aux réseaux métiers ; représenter le service au sein des différentes instances, partager les informations, contribuer à l'harmonisation des pratiques et assurer une veille sur les évolutions du secteur.

Vous êtes à l'aise dans un environnement administratif exigeant et appréciez la diversité des missions. Organisé, rigoureux et autonome, vous savez gérer les priorités tout en faisant preuve de réactivité et de polyvalence.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et êtes à l'aise avec les logiciels métiers, notamment HR Access et Grand Angle.
Vous disposez de connaissances en comptabilité publique et êtes à l'aise avec le traitement des opérations comptables (bons de commande, factures, suivi budgétaire).
Des connaissances en ressources humaines vous permettent également d'accompagner la gestion administrative du personnel.

Vous possédez de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles, appréciez le travail en équipe et savez communiquer avec des interlocuteurs variés. Discret et doté d'un réel sens de l'écoute, vous savez rendre compte de votre activité et faites preuve de fiabilité dans le traitement des dossiers.