Adjoint·e Administratif Hébergement H/F - Service Public

Missions et activités principales :

- Accueillir, Informer et Orienter les étudiants.
- Participer à l'administration et à la gestion de l'unité de gestion hébergement

Activités :

Sous l'autorité du directeur/trice de l'unité de gestion hébergement
Sous la responsabilité de l'adjoint.e du DUG,

Gestion administrative

Gestion locative sur logiciels

- Saisie informatique des données dans les logiciels métiers hébergement ou Office H3, H3Web, EBail, Contingent, Mes RDV, ARD, Etats des lieux, Outlook, Word, Excel, SharePoint,
- Enregistrement des arrivées et des départs d'étudiants,
- Editions des attestations de résidence, des quittances de loyers (à la demande) et des lettres de relances,
- Facturation des loyers et charges diverses, parkings, garages, fluides ...
- Edition des listings débiteurs Visale, Garantme, et garants physiques,
- Suvi des débiteurs : mailings, appels téléphoniques en concertation avec le DUG,

Gestion Administrative

- Vérification et constitution des dossiers locatifs,
- Gestion du tableau de bord d'occupation des chambres en cité et résidences universitaires,
- Vérification des fins de mois : contrôle des erreurs, états de provisions, reste à recouvrer et anticipations
- Gestion des débiteurs garants et cautionnés Visale et Garantme, Smartgarant,
- Assurer la gestion de Caf,
- Elaboration des dossiers contentieux,
- Elaboration des certificats administratifs,
- Envoi des convocations,
- Réponses aux courriers divers et courriels,
- Possibilité de facturation des loyers des différents partenaires (titre de recettes Orion),
- Classement et archivage des dossiers,
- Elaboration du tableau des remboursements, envoi au pôle recettes et vérification de leur saisie,
- Réponses apportées au pôle recettes suite à des contrôles internes,
- Validation des quittances subrogatives des étudiants cautionnés par les organismes de garantie,
- Possibilité d'assurer les états des lieux,
- Possibilité de relever les compteurs,
- Participer à la formation des renforts,
- Participer à la saisie des engagements et bons de commande sur orion,
- Possibilité d'assurer la gestion des clés.

Assurer l'accueil des étudiants

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail
- Accueillir et faciliter la vie des étudiants (information, orientation, formalités administratives...)

Connaissances - Savoirs :

- Maitrise technique du domaine d'activité
- Connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s'y situer
- Bureautique (Word, Excel, PPT) - Internet, Messagerie -
- Connaissance des règles d'hébergement (contrat de location), des différents statuts des résidents (étudiants à l'année, passagers, conventionnés, étrangers etc...)
- Connaissance de l'enseignement supérieur et des missions du Crous
- Connaissance des règles budgétaires et comptables

Savoir- faire :

- Travail en équipe
- Rigueur et sens de l'organisation
- Représenter l'Etablissement face aux interlocuteurs extérieurs
- Capacités rédactionnelles
- Savoir rendre compte de son activité

Savoir être :

- Sens de la communication orale et écrite
- Sens des initiatives et des responsabilités
- Goût pour le travail administratif
- Sens de la communication, diplomatie et respect des usagers
- Devoir de réserve et respect des règles de confidentialité
- Sens du service