Responsable Administratif et Financier - Ludo-Médiathèque - Châtillon H/F - Communes

Rédacteur - Catégorie B

TYPE D'EMPLOI :
Poste permanent à temps complet

POSITION HIERARCHIQUE
Rattaché.e à la Direction de l'action culturelle
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de la Ludo-médiathèque
Management de 4 agents

RECRUTEMENT ET REMUNERATION
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle
Rémunération selon conditions statutaires

RELATIONS INTERNES
Directrice Générale Adjointe des Services - Santé, solidarité & culture, élu de secteur,
Cabinet de Madame la Maire,
Services de la commune

RELATION EXTERNES
Public, Préfecture, Etablissement Public Territorial (EPT) Vallée Sud-Grand Paris, Associations, Département, Région, Direction Régionale des Affaires Culturelles, Prestataires, Centre Communal d'Action Sociale, Artistes, Trésorerie, autres prestataires extérieurs...

1/ Management

* Encadrement des agents
* Organisation de réunions de service et groupes de travail
* Réalisation de fiche(s) de poste(s) et évaluations annuelles
* Recrutement et formation de nouveaux agents
* Réalisation des Comptes-Rendus d'Evaluation Professionnelle (CREP)

2/ Organisation

* Détermination du fonctionnement dans un souci d'efficience et conformité juridique
* Définition des missions et cadres de travail, délégations des tâches
* Réalisation de plannings, gestion des urgences, fixation des délais de mise en oeuvre
* Mise en place des procédures, d'outils de planification et de procédures de contrôle
* Validation des congés, RTT et heures supplémentaires

3/ Supervision

* Contrôledes agents, de la bonne gestion des dossiers, de la qualité de l'accueil du public, du respect des procédures
* Conseil et expertise
* Pilotage des activités

4/ Gestion financière

* Elaboration et suivi du budget dans une démarche d'optimisation des dépenses
* Préparation des documents budgétaires
* Gestion et envoi des bons de commande sur CIRIL (fournitures administratives et mobilier)
* Elaboration et suivi des dossiers de subventions, de financements et des marchés publics

5/ Gestion administrative

* Gestion des dossiers afférents aux ressources humaines
* Gestion des plannings, des congés, des RTT, des absences, des heures supplémentaires
* Gestion des conventions des stagiaires et des ordres de mission
* Mise à jour des tableaux, élaboration des rapports d'activité, des conventions, du règlement
* Gestion du courrier et archivage des dossiers en qualité de référent RGPD au sein du service
* Suivi des travaux

6/ Gestion de l'accueil (en renfort en cas de sous-effectif)

* Gestion de l'accueil téléphonique
* Gestion de l'accueil physique

Maîtrise:

* Des logiciels Word, Excel, Outlook, Teams
* Progiciels SIGB, ELECTRE et SYRACUSE
* Des techniques d'accueil téléphonique et physique

Connaissance:

* Du fonctionnement des collectivités, de leur environnement juridique et financier
* Des partenaires institutionnels, publics et privés de la collectivité

Suivi des facteurs d'évolution du métier :

* Evolutions économiques, sociales, sociétales et environnementales
* Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
* Évolutions techniques et technologiques