Assistante de Direction H/F - Préfecture du Val-d'Oise

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
-Gestion du personnel (mise à jour de l'annuaire, enregistrement et validation des congés, horaires, suivi des absences, suivi des contrats stagiaires/vacataires, suivi des formations,...)
- Gestion et tri du courrier (dont courriel), gestion de l'agenda (prise de rendez-vous et organisation de réunions, réservation de salles, réservation de véhicule)
- Gestion des communications téléphoniques
- Gestion logistique de la Direction (commande de fournitures, maintenance photocopieurs, ...)
- Préparation de dossiers destinés au Préfet, au Secrétaire Général ou au directeur en vue de réunions/entretiens, suivis des échéances
- Mise à jour et circulation de la documentation de la direction
- Gestion et répartition des saisines électroniques des usagers
- Rédaction de courriers à la demande du directeur et prise de note en réunion de service
- Préparation du dossier d'arrivée des nouveaux collaborateurs (organigramme de la direction, fiche de renseignement informatique à compléter,..)
- Mise en oeuvre et suivi de certains dossiers transversaux de la direction (communication auprès des collectivités, suivi de la labellisation Quali-@TE, ...)
- Rédaction d'une lettre d'actualité diffusée en interne à la direction
- Appui en tant que de besoin aux services de la direction

Votre environnement professionnel

Activités du service :
Relations avec les collectivités territoriales (contrôle de légalité, contrôle budgétaire, contrôle des actes d'urbanisme, Intercommunalité, dotations de l'État), affaires juridiques (conseil et contentieux), élections (organisation des élections politiques et professionnelles) et réglementation générale (polices administratives, dérogation au repos dominical, professions réglementées et missions dites résiduelles non prises en charges par les CERT CNI/Passeport....)
Composition et effectifs du service :
La direction de la Citoyenneté et de légalité comprend 44 agents répartis en 5 bureaux :
- Bureau de l'intercommunalité et du contrôle de légalité
- Bureau du contrôle des actes d'urbanisme
- Bureau des finances locales
- Bureau de la réglementation et des élections
- Bureau du contentieux et de l'expertise juridique

Liaisons hiérarchiques :
Directeur, Secrétaire général

Liaisons fonctionnelles :
- Sous-préfectures
- Direction de la coordination et de lappui territorial
-Directions Départementales Interministérielles (direction départementale des territoires, direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités, direction départementale de la protection des populations), Direction départementale des finances publiques (DDFIP)
- Tribunal administratif
- Élus locaux et services des collectivités...

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - requis
Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique - requis

Savoir faire :
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau initié - requis
Savoir appliquer la réglementation / niveau pratique - requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir être :
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / niveau pratique - requis

Vos perspectives :
Évolution fonctionnelle vers d'autres postes d'assistante de direction ou tout autre poste en préfecture
Préparation des concours