Assistant Administratif Gemapi - Montpellier Mediterranee Metropole H/F - Structures de coopération territoriale

Au sein du service GEMAPI (Gestion des Milieux Aquatiques et Prévention des Inondations), vous devenez un acteur essentiel du bon fonctionnement administratif du service.
Vous assurez l'accueil, la gestion administrative, la coordination logistique et la planification des activités du service.

Accueil et information :

Assurer l'accueil téléphonique et électronique.
Filtrer et orienter les demandes des usagers via les eservices et Montpellier au Quotidien
Assurer l'accueil des nouveaux agents.
Rechercher et transmettre les informations.

Gestion administrative :

Mettre en forme, enregistrer et suivre les courriers, notes, actes administratifs.
Réaliser le publipostage, les envois en nombre et la reprographie.
Gérer le classement, l'archivage et la documentation du service.
Contribuer à la mise en forme du rapport annuel d'activités.

Organisation et suivi :

Tenir à jour les tableaux de bord (courriers, notes délibérations, subventions, marchés...).
Organiser la logistique des réunions et missions
Gérer le stock des équipements de protection individuelle.
Rédiger les comptes rendus et gérer les agendas, notamment celui du chef de service.
Mettre à jour et suivre les plannings d'astreinte du service.

Subventions :

Assurer le suivi administratif des dossiers de demandes d'aides financières et de subventions

Maitrise du secrétariat administratif, des outils bureautiques et des logiciels métiers (Horoquartz, ACROPOLIS)
Excellentes capacités d'accueil, de rédaction, d'organisation et de suivi
Gestion rigoureuse du classement et de l'archivage.
Sens du service public, discrétion, fiabilité, adaptabilité et esprit d'équipe.