Assistant - E de Direction Réf. Vs - Ab - Arafb H/F - Mairie de Ramonville

Situe au sud-est de Toulouse, au sein de la communaut dagglomration du Sicoval, Ramonville Saint-Agne est aujourdhui la 9 commune la plus peuple de Haute-Garonne, avec prs de 15 000 habitants. Traverse par le canal du Midi, dote despaces verts recouvrant prs de 15 % de son territoire, la ville dispose dun cadre de vie agrable et offre tous les quipements ncessaires pour y vivre au quotidien. Les 400 agents de la collectivit contribuent lattractivit de la ville.La commune de Ramonville Saint-Agne dispose sur son territoire d'une résidence autonomie. Cet établissement non médicalisé, de 50 logements accueille des personnes dont l'âge moyen est de 84 ans, qui sont valides et autonomes. Les équipes oeuvrent au sein de cet établissement 24h/24h afin de s'assurer du bien-être des résidents.
Pour assurer le bon fonctionnement de la Résidence, l'assistant de Direction assure un poste très central en lien avec toute l'équipe, la directrice, la collectivité et les prestataires.

Sous la responsabilité de la directrice de la Résidence Autonomie Francis Barousse, vous assurez une mission générale administrative et comptable quotidienne.

1. Gestion comptable
- Gestion de la régie de dépenses et de recettes
- Suivi du budget : en lien avec la Direction et la comptable, participation à la préparation du Budget Primitif/Budget Supplémentaire/Compte Administratif
- En lien avec la Direction et l'autre agent d'accueil : édition des bons de commande et validation des factures des fournisseurs
- Gestion de la facturation, remboursement des cautions, suivi des paiements, régularisation sur factures, gestion des impayés en lien avec le service finances de la mairie
- Suivi de la facturation des repas avec la comptable de l'EHPAD et de la laverie

2. Gestion des plannings et correspondant RH
- Gestion des deux plannings des agents de la résidence : accueil et restauration (ce dernier en lien avec le référent restauration)
- Gestion des congés des agents et planification
- Gestion des absences et des remplacements ponctuels en lien avec le référent restauration
- Etablir le décompte des heures réalisées par les agents
- Correspondant RH : assurer le lien avec le service compétent de la mairie et transmettre des informations au service concerné (heures, absences, maladies, grèves, contrats, .)
- Être le référent des agents auprès de la Direction (descente et remontées d'informations)

3. Gestion des dossiers des résidents
- Gestion des absences des résidents, diffusion d'informations en interne et en externe (infirmiers, auxiliaires de vie et autres intervenants) et mise à jour des plannings de présence dans l'établissement
- Gestion des dossiers d'évaluation des résidents (GMP) en lien avec le Conseil Départemental
- Actualisation et gestion des dossiers résidents (mis à jour et suivi) : par voie dématérialisée (logiciel BL Résidents) et en version papier.
- Suivi administratif et comptable des dossiers d'aide sociale, APA et APL et exécution des aides
- Rédaction de courriers, attestations diverses (CAF, quittances de loyers) en lien avec l'agent d'accueil

Profil recherché

- Diplôme BTS assistant de direction ou de gestion administratives
- Expérience souhaitée d'un an sur un poste d'assistant administratif ou de direction

Compétences techniques
- Connaissance de la fonction publique
- Connaissance des règles de gestion de dossier
- Notions comptabilité et ressources humaines
- Connaissance de l'outil informatique
- Compétences avérées dans l'assistance aux personnes âgées

Qualités attendues
- Logique organisationnelle
- Dynamisme, autonomie et sens de l'initiative
- Disponibilité, sens de l'organisation, grandes qualités rédactionnelles et relationnelles
- Goût du travail en équipe
- Sens du service public
- Capacité d'écoute et sens réel des relations humaines
- Réserve et discrétion

Conditions du poste

Travail en journée
Accès à la formation.
Prestations sociales : restaurant inter-entreprise (tarifs avantageux), forfait mobilité durable, prestations sociales et culturelles via le Comité des OEuvres Sociales, participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance

Experience: 12 Mois

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Principes de base en comptabilité,Techniques de gestion administrative,Assurer la gestion administrative d'une activité,Collecter et analyser des données, des informations,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.