Office Manager H/F - M180

À pourvoir dès que possible

Qui sommes-nous ?
Chez M180, on s'est donné une mission qui nous semble essentielle : prendre soin de ceux qui travaillent. Concrètement, on est expert en prévention santé au travail. On accompagne nos clients du diagnostic à l'action sur des sujets qui nous tiennent à coeur : la santé mentale, les risques psychosociaux, les TMS ou encore la sédentarité.
Pour nous, la prévention c'est une culture qui se construit pas à pas, par le dialogue et l'écoute active. On fait des audits, du conseil et on anime des formations (certifiées Qualiopi) et des ateliers qui se veulent avant tout ludiques, accessibles et ancrés dans le quotidien des équipes.
Aujourd'hui, notre équipe grandit et on cherche quelqu'un qui a envie de grandir avec nous. Si vous avez une soif d'apprendre autant que d'apporter, l'envie de comprendre le "pourquoi" des choses et d'évoluer sur des sujets variés, vous êtes au bon endroit !
Vous travaillerez aux côtés d'Elena, fondatrice de M180, et de Linda, psychologue du travail. Elles partagent une vision commune : travailler avec rigueur et engagement, mais toujours dans la bonne humeur. Bref, on veut faire de grandes choses, tout en y prenant un maximum de plaisir au quotidien !

Le poste
Vous rejoignez l'équipe avec un rôle central : Office Manager de M180. La gestion administrative et l'organisation de l'activité sont le coeur du poste. On ne vous demande pas de tout savoir dès le premier jour, on vous forme sur nos outils (Qualiobee, Infomaniak) et nos process (Qualiopi), et on ajuste votre périmètre au fur et à mesure que vous montez en compétence.

Vos missions :
- Gestion administrative de l'activité : devis, facturation, suivi des critères de qualité de nos formations (Qualiopi), logistique des formations (convention, convocation, certificat via notre logiciel Qualiobee), organisation quotidienne
- Interlocuteur privilégié de nos clients et partenaires (OPCO, financeurs, participants aux formations)
- Logistique et vie de la Maison Mermoz : accueil, organisation du lieu
- Contribution à la communication externe et interne (réseaux sociaux, mise à jour du site web) en appui de la stratégie déjà en place
- Participation progressive au développement de l'activité : suivi administratif des opportunités commerciales, emailings marketing, appels à projets, salons
- Missions transverses en mode projet : organisation d'événements internes et externes.

Le profil qu'on recherche
Vous justifiez d'une première expérience réussie en gestion administrative ou assistanat. Ce qui fera la différence ? Votre curiosité et votre ouverture d'esprit. Nous cherchons avant tout une personne qui aime créer des liens, apprendre au quotidien et qui ose poser des questions. car de notre côté, nous aimons aussi être challengées !

Au-delà du CV, on cherche quelqu'un qui se reconnaît dans ces traits :
- Vous cherchez une équipe avec qui faire un bout de chemin, avec un projet qui a du sens
- Vous appréciez l'autonomie au quotidien, tout en ayant le réflexe de partager régulièrement l'avancée de vos projets.
- Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e)
- Vous avez le contact facile et sincère. Vous aimez créer du lien et êtes à l'aise pour échanger avec des interlocuteurs variés (clients, partenaires, équipe)
- Vous êtes à l'aise avec les outils digitaux, l'IA est votre alliée au quotidien

Concrètement
- Du lundi au jeudi 8h30-17h30 et vendredi on termine à 13h30
- Lieu : Maison Mermoz, Rennes, au pied du métro B, station Gaîté
- Poste évolutif, au sein d'une structure où votre avis compte

Experience: 1 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Gestion de projets collaboratifs,Rédaction de comptes rendus,Rédaction d'écrits professionnels,Rédaction de rapports d'activité,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Assurer une veille juridique et réglementaire,Evaluer et sélectionner des outils de gestion de qualité,Evaluer régulièrement les processus internes,Faciliter la communication interne pour renforcer la cohésion d'équipe,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Favoriser la collaboration entre les équipes selon les modalités (télétravail, coworking, etc),Favoriser un environnement de travail collaboratif,Favoriser un environnement de travail positif et motivant,Gérer les clés des locaux,Gérer les contrats de service et les fournisseurs,Identifier l'usage de nouveaux outils digitaux et insuffler de nouvelles méthodes de travail,Implanter de nouveaux outils de gestion,Intégrer des outils numériques pour le suivi des dossiers,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Maintenir une veille technologique active,Mettre en place des procédures pour améliorer l'efficacité opérationnelle,Organiser des manifestations et des événements internes ou externes destinés aux clients, aux collaborateurs ou au personnel de l'entreprise,Planifier la gestion des locaux et des équipements,Surveiller l'entretien des locaux et signaler les besoins de réparation,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM),Veiller à la qualité de vie au travail

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.