Gestionnaire Administrative et Financière H/F - Universite D'orleans

Mission

Au sein de l'institut de Chimie Organique et Analytique ; votre mission est d'assurer des fonctions polyvalentes de gestionnaire administrative et financière.

Activités principales

Secrétariat :

- Assurer l'accueil téléphonique et physique d'interlocuteurs externes français et étrangers (partenaires, entreprises, commerciaux, livreurs), de nouveaux entrants (permanents, doctorants, contractuels, stagiaires), de chercheurs invités et de membres de jury de thèse
- Gérer des demandes d'accès à une Zone à Régime Restrictif (ZRR) de personnels concernés
- Répondre à des demandes d'informations de la direction et diffuser toute information nécessaire en interne et à l'externe
- Alimenter des tableaux de bord, réaliser des extractions à la demande de la direction (bilans, évaluations)
- Gérer les stocks en fournitures de papeterie et économat, approvisionnement des équipes
- Participer à l'organisation de manifestations internes (conférences, réunions de travail, etc.)
- Archiver de la documentation administrative et financière

Gestion financière :

- Procéder à des opérations d'engagement juridique après contrôles réglementaires liés aux achats (disponibilité des crédits, seuils)
- Suivre des crédits par type de dépenses et d'opérations financières
- Assurer une double gestion SIFAC et GESLAB
- S'assurer de la bonne réception et vérification de livraisons
- Préparer des éléments de facturation, contrôle de pièces justificatives
- Communiquer sur l'évolution de procédures

Gestion des missions double tutelle :

- Instruire des dossiers de demande de mission en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Contrôler des états de frais et pièces justificatives avant transmission à la direction des affaires financières de l'Université d'Orléans
- Chargée de voyage (transport et hébergement) pour des invités.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle
Connaitre les règles de gestion financière d'un laboratoire de recherche
Utiliser les logiciels spécifiques de gestion et de bureautique
Connaître les structures administratives des établissements tutelle, Université d'Orléans et CNRS, et leur fonctionnement
Connaître les techniques d'accueil téléphonique, physique et de communication bienveillante
Maîtriser l'anglais écrit et oral
Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
Maîtriser les outils informatiques et bureautiques spécifiques à l'activité
Mettre en oeuvre les procédures et les règles administratives et financières adéquates
Assurer le suivi des dépenses et des recettes
Maîtriser les techniques de rédactions administratives et mettre en forme des documents
Gérer son temps de travail
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Savoir informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Compétences et qualités requises

- Autonomie
- Réactivité
- Adaptabilité
- Bienveillance
- Sens du relationnel
- Sens de l'initiative
- Respect de la confidentialité
- Rigueur

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 15/08/2026

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de gestion administrative,Accueillir, orienter, renseigner un public,Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.