Assistante de Formation et Vie Scolaire H/F - Greta-Cfa Lorraine Centre

Le GRETA-CFA Lorraine Centre, organisme de formation pour adultes et en apprentissage recrute un (e) assistant (e) de formation et vie scolaire (H/F).

Au sein d'une Unité de Formation par Apprentissage en établissement scolaire, vous assurez le suivi administratif des actions de formation en apprentissage et en formation continue, ainsi que le suivi de la vie scolaire des apprenants. En lien étroit avec le coordinateur pédagogique, vous êtes l'interlocuteur privilégié des apprentis, des entreprises, des partenaires et des services supports du GRETA-CFA Lorraine Centre. Ce poste polyvalent requiert rigueur, autonomie et qualités relationnelles.

ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer le suivi administratif des apprenants et des actions de formation

- Gérer le parcours administratif des apprentis et des stagiaires de la formation continue, de leur inscription jusqu'à la fin de leur formation.
- Constituer, contrôler et mettre à jour les dossiers administratifs dans le respect des procédures et des exigences réglementaires.
- Assurer le suivi des contrats d'apprentissage (création, modifications, ruptures .), des conventions, des examens et des certifications.
- Réaliser les différentes déclarations et enquêtes administratives.
- Garantir la fiabilité des données et la mise à jour des outils de gestion/ des tableaux de bord (YParéo, plateformes institutionnelles, tableaux de bord.).
- Gérer les relations administratives avec les OPCO, le GRETA-CFA, l'Université les entreprises et les partenaires.

Assurer le suivi de la scolarité et l'animation de la vie scolaire

- Être l'interlocuteur privilégié des apprentis pour toutes les questions liées à leur vie au sein de l'UFA.
- Assurer le suivi des absences, retards et situations individuelles, en lien avec les familles et les entreprises.
- Participer à la prévention du décrochage et à l'accompagnement des apprenants tout au long de leur parcours.
- Contribuer à créer un cadre de vie scolaire favorisant l'engagement, l'épanouissement et la réussite des apprentis.
- Concevoir, organiser et animer des actions et projets de vie scolaire : journées d'intégration, actions citoyennes, projets culturels, prévention, développement durable, mobilité, événements fédérateurs.
- Participer à la promotion de l'apprentissage et à l'animation de la vie de l'UFA lors des temps forts de l'établissement (portes ouvertes, forums, manifestations.).
- Contribuer à la préparation administrative des conseils, réunions pédagogiques et commissions

Accompagner les différents acteurs de la formation
- Accueillir, informer, orienter les apprenants, les familles et les entreprises sur les aspects administratifs et la vie de l'UFA.
- Assurer le lien avec les services supports du GRETA-CFA et les partenaires dans le cadre du suivi des dossiers.
- Contribuer à la communication interne et externe de l'UFA (Mise à jour des supports de communication etc.)

Toutes ces activités doivent être réalisées en contribuant à la qualité du GRETA et peuvent évoluer en fonction des impératifs du poste et des formations.

PROFIL RECHERCHE
Formation : Bac +2 en gestion, assistanat, RH ou éducatif
(BTS GPME, SAM, BUT GEA, DEUST métiers de l'éducation, AES etc.)

Expérience : une première expérience en gestion administrative est appréciée, idéalement acquise dans un environnement formation et/ou scolaire

COMPETENCES PRINCIPALES
Gestion administrative rigoureuse
Organisation, polyvalence et capacité d'adaptation
Maîtrise des logiciels de bureautique et d'informatique
Connaître la structure du GRETA-CFA, l'environnement institutionnel et la réglementation de l'apprentissage et de la formation continue pour adultes
Connaître la structure et le fonctionnement des OPCO, l'environnement et les compétences des OPCO dans le domaine de l'apprentissage

ENVIRONNEMENT ET FORMATION
Quotité de travail : 100%, CDD reconductible

Experience: 12 Mois

Compétences: Expliquer et faire respecter les règles et procédures,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.