Agent Administratif - Agente Administrative H/F - Residence les Vignes de Suresnes

Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence. Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect des Chartes emeis, de l'intimité et de la dignité du résident, veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables.Gestion des appels téléphoniques* Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes* Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires* Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation* Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs* Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents* Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence* Transmettre le standard en fin de posteAccueil physique* Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques* Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction* Remettre le livret d'accueil au résident* Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation* Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL.* S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonctionGestion des dossiers administratifs des résidents* Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents* Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents* Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, .Assurer les encaissements et les remises bancaires* Suivre les impayés et les contentieux* Tenir le journal de caisse* Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents* Tenir le registre des entrées et des sorties des résidentsActivités administratives* Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus* Assurer la gestion de la « boutique »* Assurer le suivi des commandes de repas du personnel* Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks* Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine* Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs...) pour la résidence comme pour les résidents* Classer les copies des courriers. Ranger les archives* Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques* Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs* Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes* Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité.)* Réaliser divers travaux de secrétariatGestion administrative du personnel* Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs* Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé)* Effectuer les déclarations uniques d'embauche* Tenir à jour le dossier du salarié* Tenir à jour le « classeur visite et contrôle »* Organiser et suivre les visites médicales des salariés* Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences

Experience: 12 MoisCompétences: Techniques de gestion administrative,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrierQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées