Secrétaire d'Appui Fonctionnel - Ville de la Hague H/F - Communes

Le(la) secrétaire d'appui fonctionnel assure les tâches de gestion courante et de secrétariat du pôle support : direction des ressources humaines (80%), direction des finances, direction juridique et commande publique.Pour la partie Pôle Support :- En étroite collaboration avec les directions :- Prépare, rédige, des documents des commissions, documents supports, convocations et comptes-rendus,- Met en oeuvre les tâches administratives dématérialisées,- Assure le soutien organisationnel des directions du pôle support : gestion de l'agenda, prise de rendez-vous téléphoniques, accueil physique, renseignement et orientation des interlocuteurs, organisation des réunions des directions du pôle support, classement et suivi des différents dossiers des directions du pôle support,- Rédige les actes administratifs, courriers, notes de service : participation, sur demande, à la retranscription et à la mise en forme des documents administratifs ; assure la diffusion et l'archivage des courriers et des notes de service,- Prend en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du pôle (DI, fournitures de bureau, ...),- Fournit l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.Pour la partie direction des ressources humaines :- Assiste la directrice des ressources humaines sur la coordination et la rédaction des comptes rendus, des pièces administratives liées aux instances de dialogue social : dialogue social, CST, F3SCT.- L'accueil physique et téléphonique,- La planification collective, les agendas et l'organisation des réunions de service,- Assure la gestion, l'enregistrement et la transmission des courriers arrivés/départ,- Assure la gestion et la diffusion des documents et/ou demandes arrivés via le portail usager,- Assure l'enregistrement et la transmission des arrêts maladies, des avis de la médecine du travail et du conseil médical,- Assure la prise de rendez-vous pour les visites médicales, et la saisie des engagements sur le logiciel de comptabilité,- Assure la gestion des registres : ex : arrêtés RH, etc.- Mets en forme et valorise les supports écrits (compte-rendu de réunions, de commissions, courriers externes),- Organise le classement et l'archivage des documents de la directionCONTRAINTES PARTICULIERES :- Disponibilité,- Participation à des réunions.

- Définir des priorités et gérer des urgences,- S'adapter aux divers interlocuteurs,- Superviser un agenda et les prises de rendez-vous,- Etre à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique,- Avoir le sens du contact et l'esprit d'équipe,- Connaître l'organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales,- Assurer le « reporting » d'informations.