Assistant·e de Direction et Ressources Humaines H/F - Université Clermont Auvergne

L'IAE Clermont Auvergne est la grande école universitaire de management de l'Université Clermont Auvergne. Elle accueille environ 2000 étudiant·es et propose des formations de la Licence au Doctorat. Membre du réseau national des IAE, il est engagé dans une démarche qualité avec la certification Qualicert. L'extension de la certification sur un référentiel international est l'un des axes de développement majeur de l'IAE, entrepris depuis plusieurs années. Le référentiel choisi est celui d'AACSB.
L'assistant-e de direction et Ressources humaines joue un rôle stratégique d'appui à la gouvernance, garantissant la fluidité des informations, la qualité du fonctionnement interne et l'articulation entre l'IAE et l'UCA.Placé-e sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif et de la Directrice de l'IAE, il/elle assure le secrétariat de direction de l'école et réalise des actes administratifs et de gestion courante. Il/elle sera également en relation étroite avec les directeurs adjoints de l'IAE, le directeur du laboratoire de recherche de la composante et son équipe, notamment pour l'organisation et la gestion administrative des recrutements des enseignants-chercheurs. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information. Il/elle informe et oriente les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches. Il/elle assure la transmission d'informations avec les services centraux (Présidence, DRH, ...).ACTIVITES ESSENTIELLES :Assister la direction dans l'organisation et le suivi de l'activitéGestion de l'agenda de la Directrice et du Responsable administratif (réunions, déplacements, arbitrage des priorités)Organisation des instances de l'IAE dont conseils de gouvernance et conseils restreints, réunions stratégiques, commissions et suivi de ces instances (collèges, PV, délibérations...)Rédaction et mise en forme de documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus)Suivi des décisions et tenue de tableaux de bordAssurer le fonctionnement du secrétariat de directionAccueil et filtrage des sollicitations (enseignants, personnel administratif, étudiants et personnes extérieures, des partenaires institutionnels ...)Gestion du courrier, enregistrement, distribution et des courriels de la directionClassement, archivage, gestion des documents confidentielsMise à jour des listes, contacts et informations internesInterface avec les usagers et partenaireTraiter et diffuser des informations internes et externesInterface avec les services de l'UCA (Présidence, DRH, ....)Appui à la communication interne (notes d'information, supports)Participation à la réalisation d'une newsletter bimestrielle à destination des personnels et d'une newsletter annuelle à destination des partenaires.Appui administratif, logistique et RHSuivi administratif de dossiers (partenariats, missions, demandes sur dossiers individuels)Appui au traitement des dossiers d'intervenants et vacatairesAppui logistique aux COS, événements, visites d'évaluation, réunionsOrganiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques et participation à l'organisation d'événements internes et externesGérer et assurer le suivi des campagnes de recrutement et demandes RH pour les personnels

Connaissances :Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieurMaîtrise des règles administratives et de la confidentialitéTrès bonne maîtrise du français écrit et oralUne bonne maitrise de l'anglais serait un plusCompétences opérationnelles :Maîtriser les outils bureautiquesTravailler en autonomie et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externesRechercher l'information, la vérifier et la classerMaîtriser les méthodes de prise de notesAppliquer les procédures administratives et les règles d'usagGérer les appels téléphoniques et planningGérer la confidentialité des informations et des donnéesUtiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone ..)Trier, hiérarchiser et classer les informationsAnalyser et gérer les demandes d'informationOrganisation du travail, gestion de l'urgence et des prioritésCapacité de rédaction, synthèse et mise en forme de documentsOrganisation d'événements et de réunionsCompétences comportementales :Rigueur, fiabilité, autonomieDiscrétion et sens du service publicQualités relationnelles, diplomatie, travail en équipe