Renfort Assistant de Direction H/F - Agence Régionale de Santé Normandie (ARS Normandie)

Missions et activités principales du poste :Sous l'autorité du chef de cabinet, les missions confiées sont les suivantes :Assister le directeur général et son adjoint :Gérer l'interface entre la direction générale et l'ensemble des acteurs internes et externes : accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous / réunions, constitution des fonds de dossier, gestion du courrier/mail entrant et sortant ;Veiller à ce que les dossiers de chaque journée soient complets avec les notes préparées par les services en support des réunions ou rendez-vous prévus ;Assurer la prise en charge des aspects logistiques et organisationnels de la direction généraleGérer les agendas du DG et DGATraiter l'information et apporter des réponses de 1er niveauRédiger des projets de courriers et de comptes rendusElaborer des tableaux de bord de dossiers et assurer le suivi des échéanciers pour le cabinet :Mettre en place et actualiser les fichiers contact, le suivi des courriers prioritaires, le planning prévisionnel des congés des membres du comité de direction, le planning des astreintes de directionOrganiser, classer et archiver les dossiers suivis par la direction généraleAssister la mission inspection contrôle dans la réalisation de ses missions :Assure l'accueil téléphonique, personne ressource pour l'activité et le fonctionnement de la mission (consommables, fournitures)Assure la gestion du courrier notamment relatif aux missionsSpécificités du poste / contraintes:Maîtrise des outils bureautique (tableau notamment)Disponibilité attendue en présentielBonne capacité relationnelleQualité rédactionnelleContraintes horaires (permanence le soir jusqu'à 18h)

Connaissances :Environnement institutionnel et administratifConnaissance des procédures administratives de l'ARSTechniques et règles de la communication écrite et oraleOutils bureautiques et informatiquesRéglementationConstruction de tableaux de bordSavoir-faire :Recueillir et traiter l'informationPlanifier les activités et les échéancesPrendre des notesRéaliser des comptes rendus et des synthèsesOrganiser des réunionsCapacité d'analyseMaîtriser les techniques de classement et d'archivageSavoir être :Travailler en équipeAvoir le sens de l'écoute et du dialogueSens des relations humainesCapacité d'adaptationAutonomieFaire preuve de rigueurFaire preuve de discrétion professionnelleCapacité d'initiativeÊtre créatif