Assistant·e du Service Énergie-Bâtiment H/F - Direction Régionale et Interdépartementale de l'Environnement, de l'Aménagement et des Transports d'Ile-de-France (DRIEAT)

En lien avec l'autre assistante du service, vous assurez les missions de secrétariat des agents du SEB et notamment de la cheffe de service et son adjointe: * accueil téléphonique et physique * gestion du courrier entrant et sortant (enregistrement, envoi RAR, réception, distribution via le logiciel Maarch et si nécessaire papier,... * gestion des agendas de la direction du service (5 agents): prise de RDV, réservations de salles ou de visios, accueil des participants, logistique salle (installation visio) * assistance à la préparation des réunions notamment réunions de service, club des animateurs, réunions de département, réunion d'unité, réunion régionale CRC (3 réunions par an) (réservation salle, préparation de la salle, accueil des participants, organisation de l?accueil café avec les moyens généraux, tickets cantine pour les extérieurs ...) * mise en forme de documents et préparation de projets de courriers sur la base de modèles fournis(dont mise à jour les modèles de courriers CRC en fonction de la charte graphique et des changements de signataires, création de tous les modèles nécessaires et maintien à jour) * impressions de documents, archivage électronique (et papier si nécessaire) * accueil des nouveaux arrivants du service en réalisant les démarches nécessaires (tickets arrivée, remise du matériel, fourniture) et suivi des départs (tickets départ, remise du matériel) * mise à jour mensuellement de l'organigramme du service * gestion des fournitures du service(suivi des stocks, commandes en lien avec le secrétariat général) * participation à la gestion administrative des agents du service (ordres de missions et les frais de déplacement notamment) * centralisation des enquêtes diverses relatives au fonctionnement du service (congés, grévistes, rendez-vous de médecine du travail,...). - Suivi du budget CRC en lien avec le responsable d'unité (sollicitation des UD/DDT pour le budget CRC, réception et suivi des devis, interface avec le service en charge du BOP...) Options pour aller plus loin sur le CRC,et en améliorer la productivité: - Aide au bilanCRC (remplissage du tableau de bilan des non conformités) (actuellement fait avec aide d'un stagiaire) - Aide au suivi des dossiers: relances des MOA à l'issue des délais fixés, en lien avec le contrôleur et le responsable d'unité Lien hiérarchique: Le titulaire du poste est placé sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service et de son adjointe. Il travaille en lien avec l'ensemble des agents du service, du secrétariat de la direction et des autres services de la DRIEAT (dont le secrétariat général). Il est en contact avec d'autres entités extérieures (services préfectoraux, collectivités, ...) pour l'organisation de réunions et l'accueil téléphonique.

Savoir Fairedu domaine métier : Sur le plan technique, les compétences minimales en bureautique sont nécessaires: - Maîtrise des logiciels informatiques bureautiques (excel, word, ppt) - Maîtrise du courrielleur(mails, gestion des agendas) - Maîtrise de la navigation internet Le poste nécessite également d'être à l'aise avec l'outil informatique en général dans la mesure où certaines procédures (frais de déplacement, dématérialisation du courrier via l'outil MAARCH par exemple) sont réalisées via une application informatique. Cependant un tutorat permettra d'acquérir les connaissances nécessaires à l'usage de ces applications. Compétences transversales: Un bon sens de l'organisation, la rigueur, le sens des relations humaines, une certaine autonomie et la réactivité sont des qualités attendues pour le poste. La DRIEAT s'inscrit dans une démarche qualité certifiée qui nécessite d'appliquer des processus formalisés et une traçabilité pour répondre à des objectifs souvent liés à des délais de réponse.