Assistant - Assistante de Service H/F - Direction Départementale des Territoires de l'Essonne (DDT 91)

Au sein du service, vous serez chargé, en binôme, d?assister les responsables du service dans l?organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d?assistante technique. Vos activités principales portent sur la gestion du courrier et des parapheurs ainsi que les courriels de la boite fonctionnelle du service (réponse, transfert, suivi), l?orientation et accueil des appels téléphoniques et l?organisation de réunions en présentiel et en visioconférences. Vous contribuez à l?archivage des dossiers dans le service en lien avec les agents du service et vous gérez les moyens matériels. Vous assurez la gestion des ateliers architecture et paysage avec la cheffe de service et participez à l?organisation des événements du service. Vous serez amené à assurer l?enregistrement des autorisations de travaux pour le compte du bureau de l?accessibilité. Ce dernier vous confiera la gestion (enregistrement, répartition) des convocations des commissions de sécurité incendie et accessibilité. Vous êtes placé sous l?autorité hiérarchique de la cheffe de service et sous l?autorité fonctionnelle des autres cadres du service. Le volet relationnel du poste est prépondérant: relation avec l?ensemble des agents du service en premier lieu, mais aussi avec l?ensemble des interlocuteurs externe (autres agents de la DDT, le secrétariat général commun, les usagers, les collectivités, les élus et la préfecture). Le secrétariat du service travaille en relation étroite avec les autres pôles secrétariats de la DDT y compris le secrétariat de direction et le service du courrier mutualisé de la cité administrative. Il participe à l?intérim des autres secrétaires de la direction.

Profil recherché - Maîtrise des outils bureautiques - Savoir rédiger des mails, avoir des bonnes capacités rédactionnelles - Gestion administrative Qualités requises Vous êtes doté d?un grand sens de l?organisation et êtes capable d?identifier les urgences et les gérer. Vous faites preuve de discrétion et connaissez votre obligation de réserve et de confidentialité. Vous travaillez en équipe avec la seconde secrétaire du service.