Assistante de Direction H/F - Caisse d Allocations Familiales du Doubs

Vous recherchez un poste où vous avez besoin de vous sentir utile, de rejoindre une équipe dynamique, d'avoir un poste gratifiant, alors venez contribuer à une mission de service public en nous rejoignant !Famille, logement, insertion et handicap sont les quatre principaux domaines d'intervention. Acteur essentiel de la politique familiale et partenaire de la vie économique et sociale du département, elle est chargée de deux missions principales : verser les prestations légales ; il s'agit principalement d'aides financières versées sous la forme de compléments de revenus et financer des services de proximité.La Caf est en effet en relation avec de nombreux partenaires, collectivités territoriales, services de l'Etat, Conseil départemental, les associations, structures de la petite enfance, de la jeunesse et de l'animation de la vie sociale.Vous souhaitez contribuer à rendre un service de qualité, réactif, accessible, adapté aux besoins de nos publics ?Rejoignez-nous !
Dans le cadre du remplacement d'une salariée en congé maternité, la Caf du Doubs recrute pour son site de Montbéliard, un(e) assistant(e) de direction en contrat à durée déterminée, avec une prise de poste prévue au 1er septembre pour une durée prévisionnelle d'au moins 6 mois.L'assistant(e) de Direction facilite la réalisation des missions et activités d'un ou plusieurs agents de direction, ainsi que ses relations avec ses collaborateurs et partenaires internes et externes et contribue à la qualité des relations de la direction avec son environnement. Elle s'assure en amont de la préparation et du suivi des dossiers, gère l'ordre du jour, le planning, le courrier et l'agenda des agents de direction, organise les réunions, prend des rendez-vous, prépare, contrôle et fournit les documents nécessaires à la mission des agents de direction.Description du posteVos activités :- Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes des agents de direction (réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques, messagerie)- Organiser et gérer les rendez-vous, réunions et déplacements des agents de direction.- Mettre en forme ou élaborer des courriers, documents et comptes rendus de réunions.- Préparer les interventions et supports (diaporamas, ...) utilisés par les agents de direction dans des actions de communication.- Rechercher, diffuser, classer et archiver des informations nécessaires aux agents de direction (y compris le cas échéant de manière dématérialisée).- Assurer la préparation, la gestion et le suivi de dossiers spécifiques.- Participer à l'organisation de manifestions.- Assurer le secrétariat des agents de direction, du ou des services et/ou départements si nécessaire.- Assurer le secrétariat et les supports de certaines instances spécifiques.- Assurer le traitement des frais d'administrateurs- Vous êtes rattaché(é) aux agents de direction, et pouvez être amené(e) à travailler avec l'ensemble des services de la Caf et l'ensemble des partenairesProfil recherchéVos compétences Savoirs :- Capacité à organiser les processus de travail de son environnement, à suivre les indicateurs de qualité de son activité et à exercer ses missions dans le respect de son niveau de délégation.- Connaître les techniques de prise de note et les règles d'archivageSavoirs faires :- Adopter le comportement approprié face à une situation- Organiser des activités en optimisant l'utilisation des ressources en fonction de la charge et des résultats à atteindre- Agir en planifiant et en adaptant ses actions en vue de répondre aux échéances et aux objectifs fixés dans une démarche d'optimisation- Garantir la fiabilité (données justes, vérifiées et conformes) des informations manipulées, communiquées ou à produire dans un souci de précision (niveau de finesse, mention des sources- Appliquer, adapter ou concevoir des solution

Experience: Débutant acceptéCompétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprisePermis: B mention 79.06 (= EB) exigéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Distribution sociale de revenusListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.