Secrétariat de Direction et des Études H/F - Service Public

L'activité de formation et de recherche de l'établissement est organisée autour de huit départements de spécialité, de centres dédiés, de huit laboratoires de recherche, de trois unités mixtes de services / unités d'appui à la recherche, ainsi que de services supports et soutien concourant à la mise en oeuvre de ses missions.La réalisation de l'ensemble des missions de l'INSA Toulouse repose sur un effectif de 764 personnels, comprenant 317 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 447 personnels BIATSS, auxquels s'ajoutent environ 850 vacataires.
Missions et activités du posteRattaché·e au Directeur du département Génie Civil de l'INSA Toulouse, vous participez au fonctionnement administratif, pédagogique et logistique du département. Vous accompagnez la direction, les responsables pédagogiques et les équipes enseignantes dans la mise en oeuvre des formations, le suivi des étudiants et l'organisation des activités du département.Vous assurez également l'interface entre étudiants, enseignants, vacataires, services administratifs, partenaires académiques et entreprises.Assistance à la directionOrganiser les réunions du département (CoDep, bilans pédagogiques, pré-jurys, commissions) : planification, réservation de salles, préparation et diffusion des documents.Assurer le suivi administratif des instances : comptes rendus, archivage et suivi des décisions.Participer à l'organisation des comités de sélection : convocations, préparation des dossiers et coordination logistique.Mettre à jour les outils de suivi, tableaux de bord et indicateurs d'activité.Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes.Diffuser les informations institutionnelles et pédagogiques.Contribuer à la mise à jour des supports de communication.Assurer le suivi administratif des relations avec les entreprises.Secrétariat pédagogiqueAccueillir, informer et accompagner étudiants, enseignants et intervenants extérieurs.Élaborer et suivre les emplois du temps en lien avec les responsables de formation.Gérer les opérations administratives de scolarité : inscriptions pédagogiques, notes, relevés et suivi des parcours.Assurer le recrutement et le suivi administratif des enseignants vacataires.Participer au suivi des dispositifs spécifiques (mobilité internationale, doubles cursus, étudiants à statut particulier, etc.).Établir les attestations et documents administratifs.Veiller à la qualité et à la fiabilité des données pédagogiques et administratives.Gestion logistique et moyens générauxParticiper à l'organisation des espaces d'enseignement et de travail.Assurer le suivi des demandes de maintenance et d'intervention technique.Mettre à jour les informations diffusées par le département.Suivre les équipements pédagogiques, le mobilier et les salles d'enseignement.Contribuer à l'organisation matérielle des événements et réunions.Assurer la gestion et la distribution du courrier.Ces missions sont susceptibles d'évoluer selon les besoins du service et les orientations du département.ContratDD de 12 mois, période d'essai de 2 mois.Date de début du contrat : 01/09/2026En fonction de la grille de rémunération fonction publique des technicien·nes de recherche et de formation, reprise d'ancienneté et expériencesHoraire hebdomadaire 37h30Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.

ProfilrecherchéDe formation de niveau Bac à Bac +2 minimum dans les domaines de la gestion administrative, du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion de formation, vous justifiez idéalement d'une expérience dans un environnement d'enseignement supérieur, de formation ou au sein d'une structure administrative complexe.Reconnu·e pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, vous savez travailler en autonomie tout en développant des relations de travail constructives avec des interlocuteurs variés.Votre sens du service, votre réactivité, votre discrétion professionnelle ainsi que vos qualités relationnelles seront des atouts déterminants pour réussir dans ces fonctions.Compétences et connaissances attenduesConnaissancesFonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche (apprécié).Techniques de gestion administrative et de secrétariat.Réglementation relative à la scolarité et aux recrutements d'intervenants vacataires.Méthodologie d'organisation et de suivi d'activités.Outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office ou équivalent).Règles de classement, d'archivage et de gestion documentaire.Compétences opérationnellesOrganiser et planifier des activités dans le respect des échéances.Assurer le suivi administratif de dossiers multiples et complexes.Rédiger des comptes rendus, courriers, notes et documents administratifs.Utiliser des systèmes d'information de gestion et de scolarité.Produire et exploiter des tableaux de bord et indicateurs de suivi.Accueillir, informer et orienter différents publics.Travailler en réseau avec des interlocuteurs variés.Appliquer des procédures administratives et réglementaires.Compétences comportementalesSens de l'organisation et de la méthode.Rigueur et fiabilité.Discrétion et respect de la confidentialité.Qualités relationnelles et sens du service.Capacité d'adaptation et réactivité.Esprit d'initiative et autonomie.Capacité à travailler en équipe.Gestion des priorités et respect des délais.