Assistant·e de Direction-Polytech H/F - Service Public

Polytech Angers, école d'ingénieurs de l'université d'Angers, compte 5 départements d'enseignement, 78 enseignants et enseignants-chercheurs, 38 BIATSS et environ 1000 étudiants.L'école est implantée sur deux sites distants : Campus Belle-Beille et Campus Santé. Le poste est situé sur le campus Belle-Beille à la direction de Polytech Angers.La personne recrutée sera placée sous la responsabilité de la directrice de l'administration et des services.
Gestion du secrétariat de la Direction et suivi des conventionsGérer l'agenda, le courrier et la mise en forme de documentsAssurer l'accueil et l'information des personnels, vacataires, étudiantsGérer des conventions et leurs suivis sur tableaux de bordRecevoir, filtrer et traiter les informations destinées à la DirectionProcéder aux réservations de salles et d'équipementsAssurer l'archivage / référent archive et participation aux réunionsGestion RH :Contrats et paie des vacataires de 2 départements d'enseignementsDiffusion de l'information auprès des vacatairesSaisie des charges d'enseignement sous PCESaisie de la paie des vacataires-Suivi des dossiers dans PCETravail d'équipe avec le gestionnaire des contrats vacatairesGestion des dossiers des surveillants extérieurs (contrat, paie) et contrats étudiantsCarrières RH enseignants et enseignants-chercheursDiffusion des informations relatives aux carrières des personnelsSuivi des calendriers (recrutement, avancement, etc)Collecte des dossiersClassement des pièces administratives dans les dossiers numériques des agentsRelais avec le service de la DRHParticipation aux dossiers stratégiquesDonnées certifiées et indicateursDossiers d'accréditation CTI et auditsGestion des convocations des instances (bureau, Conseil d'École, Conseil de perfectionnement)Rédaction des comptes-rendus et délibérations (bureaux en alternance)Diffusion des informations et décisions des instancesGestion des tableaux de bordParticipation à la vie de l'ÉcoleParticipation aux journées portes ouvertes, forums, etc.

Savoirs :Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publiqueTechniques de présentation écrite et oraleLogiciels de bureautiquesTechnique d'élaboration de documentsCulture du domaineSavoir-faire :Appliquer les techniques du domaineGérer les relations avec divers interlocuteursSavoir rendre compteTravailler en équipeUtiliser les logiciels spécifiques à l'activité/au domaineSavoir-être :Autonomie/Confiance en soiCapacité d'écouteRéactivitéRigueur/FiabilitéSens du relationnelCompétences particulières :Maitrise des outils bureautiquesMaitrise des applications PCE / CELCAT