Assistante - Assistant de Direction H/F - Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale

Le bureau des cabinets est la structure d'appui au fonctionnement des cabinets ministériels. Réparti sur trois sites (Grenelle, Descartes, Avenue de France). Ses missions couvrent notamment :la gestion des correspondances officielles ;le suivi des publications réglementaires ;le traitement des questions parlementaires ;l'attribution des distinctions honorifiques ;la gestion des ressources humaines des cabinets et du bureau des cabinets ;la logistique des cabinets et du bureau des cabinets (intendance, informatique, accueil, chauffeurs, etc.).
Assurer, en coordination avec les différents secrétariats de cabinet, le soutien administratif et organisationnel des membres du cabinet, et contribuer au bon déroulement de leurs activités.Activités prinicpales :Accueillir physiquement et téléphoniquement les personnalités.Gérer quotidiennement des agendas complexes et la prise des rendez-vous.Organiser les réunions : envoi des convocations, réservation des salles, mise à jour du fichier de suivi électronique, transmission aux conseillers concernés.Gérer les appels téléphoniques et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.Assurer l'interface avec les autres secrétariats de la structure.Réceptionner, enregistrer et traiter les courriers (papier et électroniques), en évaluant leur niveau d'urgence.Suivre les notes soumises au visa du directeur et du directeur adjoint de cabinet avant transmission à la ministre.Relire et vérifier l'ensemble des courriers émis, corriger les erreurs de forme (orthographe, syntaxe, présentation) et réorienter les documents si nécessaire.Rédiger certaines correspondances types (notamment lettres de remerciements à la suite d'envois de livres ou d'invitations).Participer au classement, à l'archivage et à la traçabilité des documents.

SAVOIRSConnaissance de l'administration centrale et de l'environnement ministérielMaîtrise des techniques de secrétariat bureautique et des outils bureautiques courantClassement et archivageSAVOIR FAIRERédiger, corriger et mettre en forme des documents avec rigueurGérer les priorités et respecter les délaisOrganiser efficacement les activités (agendas, réunions, suivi des documents)SAVOIR-ETREDiscrétion, loyauté et sens de la confidentialitéRigueur, sens de l'initiative et de l'organisationRéactivité, disponibilité et adaptabilitéAptitude au travail en équipe et en brigade, excellent relationnel