Gestionnaire Administratif et Pédagogique H/F - Université Paris 8

Affectation

UFR Arts : Secrétariat du département Master Musique et Arts écologiques

· Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et enseignants)

· Aider et soutenir l'activité administrative et pédagogique dans sa globalité

· Coordonner l'harmonisation des procédures avec les responsables de formation

· Assurer le suivi du cursus pédagogique des étudiants (inscriptions pédagogiques, stage, résultats)

· Organiser les sessions d'examens et de rattrapages

· PEGASE (élaboration de PV, saisie des notes (ponctuel), préparation des jurys, édition des relevés de notes, édition de la liste de contrôle de saisie, attestations de réussite)

· Préparer les commissions pédagogiques, saisir, classer, éditer les listings, enregistrer et publier les résultats

· Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

· Suivi de la base de données enseignants/cours sur filemaker.

· Saisir les salles sur l'outil EDT SOFT

· Assurer la gestion des chargés de cours et des intervenants extérieurs OSE (invitation, suivi, saisie et validation des heures prévisionnelles et réalisées)

· Assurer la gestion des listes de diffusion étudiants et enseignants

· Coordination avec le service technique des départements, avec le service technique mutualisé de l'UFR et toutes les structures de l'université : UFR, SCUIO, cellule Apogée, service de la scolarité

· Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, chargés de cours, étudiants

· Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative

· Relations directes avec la direction du département et les responsables de diplôme, le service technique, direction avec l'UFR Arts et l'ensemble de l'université

· Fonction d'accompagnement et de conseil auprès des étudiant.e.s.

Connaissances requises pour le poste

· Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique

· Travailler en équipe

· Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

· L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement

· Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative

· Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

· Planifier son activité

· Rechercher l'information, la vérifier et la classer

· Utiliser les techniques de classement et d'archivage

· Informer et rendre compte

· Le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines

Compétences opérationnelles

· Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique

· Travailler en équipe

· Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

· Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

· Planifier son activité

· Rechercher l'information, la vérifier et la classer

· Utiliser les techniques de classement et d'archivage

· Informer et rendre compte

· Curiosité envers le monde culturel

· Comprendre l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement

· Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative

· Connaissance du domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines

Compétences comportementales

- Sens relationnel

- Sens de l'organisation

- Rigueur/Fiabilité