Gestionnaire Administratif et Pédagogique H/F - Université Paris 8

Affectation UFR Arts : Secrétariat du département Master Musique et Arts écologiques
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et enseignants)· Aider et soutenir l'activité administrative et pédagogique dans sa globalité· Coordonner l'harmonisation des procédures avec les responsables de formation· Assurer le suivi du cursus pédagogique des étudiants (inscriptions pédagogiques, stage, résultats)· Organiser les sessions d'examens et de rattrapages· PEGASE (élaboration de PV, saisie des notes (ponctuel), préparation des jurys, édition des relevés de notes, édition de la liste de contrôle de saisie, attestations de réussite)· Préparer les commissions pédagogiques, saisir, classer, éditer les listings, enregistrer et publier les résultats· Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion· Suivi de la base de données enseignants/cours sur filemaker.· Saisir les salles sur l'outil EDT SOFT· Assurer la gestion des chargés de cours et des intervenants extérieurs OSE (invitation, suivi, saisie et validation des heures prévisionnelles et réalisées)· Assurer la gestion des listes de diffusion étudiants et enseignants· Coordination avec le service technique des départements, avec le service technique mutualisé de l'UFR et toutes les structures de l'université : UFR, SCUIO, cellule Apogée, service de la scolarité· Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, chargés de cours, étudiants· Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative· Relations directes avec la direction du département et les responsables de diplôme, le service technique, direction avec l'UFR Arts et l'ensemble de l'université· Fonction d'accompagnement et de conseil auprès des étudiant.e.s.

Connaissances requises pour le poste· Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique· Travailler en équipe· Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes· L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement· Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative· Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée· Planifier son activité· Rechercher l'information, la vérifier et la classer· Utiliser les techniques de classement et d'archivage· Informer et rendre compte· Le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domainesCompétences opérationnelles· Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique· Travailler en équipe· Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes· Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée· Planifier son activité· Rechercher l'information, la vérifier et la classer· Utiliser les techniques de classement et d'archivage· Informer et rendre compte· Curiosité envers le monde culturel· Comprendre l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement· Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative· Connaissance du domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domainesCompétences comportementales- Sens relationnel- Sens de l'organisation- Rigueur/Fiabilité