Secrétaire - Gestionnaire de Dossiers H/F - Conseil National de l Ordre des Pharmaci

L'Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l'honneur et de l'indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels. L'Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 75.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité. Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés.
Les titulaires d'officine ont la particularité d'être représentés par le Conseil central de la section A, ainsi que par 12 entités locales, les Conseils régionaux de l'Ordre des pharmaciens (CROP). Ces conseils régionaux traitent les dossiers concernant les pharmaciens titulaires exerçant dans leur région (tenue et mise à jour du Tableau) et assure le respect des règles professionnelles propres à la pharmacie d'officine (affaires disciplinaires). Pour les pharmaciens d'officine et les administrations locales, les CROP sont les interlocuteurs de proximité.Le CROP Auvergne-Rhône-Alpes gère environ 2.400 officines et plus de 3.000 pharmaciens titulaires ou co-titulaires.Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un.e secrétaire-gestionnaire de dossiers (F/H).Le posteAu sein d'une équipe de quatre personnes et sous l'autorité de la Cheffe de service et de la Présidente, vous prenez en charge des fonctions de secrétariat dans les différentes activités du Conseil Régional.Vos missions seront les suivantes :La gestion administrative du Tableau et le contrôle du tableau : mise à jour du tableau : inscriptions, modifications, radiations des pharmaciens ou des structures (vérification des dossiers, saisie, suivi) ; contrôle des déclarations de compétences des pharmaciens (développement professionnel continu, vaccination, .).Les relations avec les étudiants, les maîtres de stage et les facultés de pharmacie : enregistrement des étudiants en 6ème année ; gestion des agréments des maîtres de stage ; échanges avec les facultés pour les certificats de diplômes.Des tâches de secrétariat classique : accueil physique et téléphonique ; enregistrement et suivi du courrier ; rédaction, frappe et mise en forme de courriers, documents, notes, comptes-rendus de réunions ; classement et archivage notamment électronique ; appui pour l'organisation de rendez-vous et des réunions des instances du Conseil Régional et aide à la préparation des dossiers pour ces réunions ; organisation de réunions ou évènements en région ; logistique du Conseil : économat, relations prestataires, contacts avec le siège parisien, etc.Votre profilTitulaire d'un diplôme Bac +3 en secrétariat, gestion ou assistanat, vous avez une appétence pour le domaine juridique et vous justifiez d'une première expérience acquise sur un poste et dans un environnement similaire.Vous maîtrisez les techniques administratives et de secrétariat. Vous avez un bon rédactionnel, une excellente orthographe et une bonne capacité d'analyse. Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques, notamment Excel et l'environnement Google Workspace.Vous êtes rigoureu.x.se, organisé.e et autonome, vous êtes reconnu.e pour votre relationnel, votre sens du service et votre esprit d'équipe.

Experience: 2 An(s)Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la confidentialité des données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Participer à l'organisation d'événements internes,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administrativesQualification: Agent de maîtriseSecteur d'activité: Activités des syndicats de salariésListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.