Appariteur - Courrier - Réceptif H/F - Mairie de Biarritz

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTEAssure les missions de coursier, de courrier et d'appariteur pour la collectivitéAssure la réception, la distribution, la collecte et l'expédition du courrier (services municipaux, administrations extérieures, Trésor public, Centre de tri, la Poste .)Organise et assure le bon fonctionnement du service des réceptionsMISSIONS SPÉCIFIQUES DU POSTECOURSIER - COURRIERRéception, tri et orientation du courrier entrantParticipation à l'enregistrement du courrier dans l'outil dédié (logiciel métier Elise)Collecte du courrier dans les différents sites et boîtes postalesDistribution du courrier dans les services et organismes extérieursAffranchissement, tri et préparation du courrier sortantDépôt et récupération du courrier auprès de La PosteRéponse aux besoins logistiques du Maire, du Cabinet et des Élu(e)s dans le cadre de leurs fonctionsPortage et acheminement de documents, de fournitures et marchandises auprès des partenaires et prestatairesRECEPTIFOrganisation des réceptions et participation au serviceGestion des stocks et des commandes liées aux réceptionsAchats et négociations avec les différents fournisseurs et mise en concurrence des tarifs pour minimiser les charges et les dépensesPréparation logistique des réceptions de la collectivitéEncadrement opérationnel de l'équipe de service des réceptions de la collectivité lors des événementsSuivi administratif des dépenses : réalisation des bons de commande (logiciel métier Ciril), réception des commandes.Contribution au suivi de la ligne budgétaire du réceptifMise à jour des fichiers et outils de suiviCollaboration avec les services municipaux et partenaires extérieurs (direction de la communication, centre technique municipal, services des jardins, fêtes et cérémonies, reprographie - Destination Biarritz.)Aménagement des salles en configuration « réception »Commande et distribution des repas dans le cadre des déjeuners de travailMise en place des salles du 1er étage de la Mairie, en collaboration avec le service fêtes et cérémonies (mariages, conseils municipaux chevalets, eauCONTRAINTES PARTICULIÈRESDéplacements fréquents : Oui (agglomération)Conduite de véhicule : OuiRisques particuliers du poste : activité physique impliquant station debout prolongée, port de charges, arrêts fréquents en voitureDisponibilité horaire ponctuelle : soirs, week-ends et jours fériés (réceptions, élections.)CONDITIONS DE TRAVAILLieu de travail : MairieHoraires : MobilesTemps de travail : 35h 39 h ou 37h30 avec RTTCompétences requises :SavoirsConnaissance de l'environnement professionnel et de l'organisation de la collectivitéConnaissance du circuit courrier et des procédures internesConnaissance sur l'organisation des réceptionsNotions de formalisme administratifSavoir-FaireRéceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrierCompléter et renseigner des documents administratifs liés à l'activitéAppliquer des consignes et des procéduresUtiliser les outils informatiques courantsOrganiser son activité en fonction des priorités et des délaisOrganiser et assurer le bon fonctionnement du service des réceptions

Experience: Débutant acceptéCompétences: Restituer les éléments non distribués au service concernéPermis: B mention 96 - VL + remorque (PTAC Qualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.