Secrétaire Administrative H/F - Centre Hospitalier de Montmirail

CENTRE HOSPITALIER DE MONTMIRAIL (Marne 51)200 lits (40 lits de SSR et 180 lits d'EHPAD)
Ce poste s'inscrit dans une organisation en temps partagé entre deux services : Bureau des Entrées et économat / Direction.I. MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALESA. Bureau des Entrées (BDE) / Économat Facturation (EHPAD et/ou SMR avec consultations mémoire / rétrocession des médicaments)- Saisie et contrôle des éléments de facturation des séjours et prestations (hébergement, soins, forfaits journaliers, suppléments)- Édition et envoi des factures aux résidents/patients, familles, organismes payeurs (aide sociale.)- Création et mise à jour des dossiers administratifs des résidents/patients (état civil, coordonnées, situation administrative.) - Gestion des contentieux- Lien avec les services financiers / Trésorerie pour le suivi des recettesStandard et accueil- Gestion du standard téléphonique de l'établissement : réception, filtrage et orientation des appels- Accueil physique des patients, résidents, familles et visiteurs- Information de premier niveau sur les démarches administratives (admission, sortie, facturation.)- Orientation vers les services et interlocuteurs compétentsÉconomat- Suivi et gestion des stocks - Création et suivi des commandes sur logiciel métier (formation en interne assurée)B. À la direction Gestion et finalisation des archives administratives- Suivi du plan de classement- Reprise des fonds d'archives administratives existants (tri et classement)- Préparation, envoi et suivi des bordereaux de versement et de destruction en application des règles de conservation et de tri (durées légales)- Tenue du registre des archivesAppui lors des périodes d'instances- Aide à la préparation des réunions d'instances - Aide à la diffusion des documents Autres missions- Gestion de l'affichage institutionnel (notes de service, informations réglementaires, affichages obligatoires)- Réception, enregistrement, tri et distribution du courrier entrant ; préparation et expédition du courrier sortant- Photocopies, numérisation, classement de documents divers- Soutien ponctuel à l'organisation logistique de la direction- Toute autre mission de secrétariat courant relevant du serviceII. COMPÉTENCES REQUISESSavoirs / connaissances- Organisation et fonctionnement général d'un établissement de santé / médico-social- Connaissances de base en facturation hospitalière (secteurs EHPAD et/ou SMR : forfaits, tickets modérateurs, organismes payeurs) - Connaissance des règles d'archivage administratif (tri, durées de conservation, élimination réglementaire) - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique) Savoir-faire- Maîtriser l'accueil téléphonique et physique, y compris en situation d'affluence- Organiser, classer, indexer et archiver des documents selon des règles définies- Gérer simultanément plusieurs activités et priorités (polyvalence entre deux services)- Rédiger, mettre en forme des documents administratifs- Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté ou d'anomalieSavoir-être / qualités relationnelles- Secret professionnel et secret médical : obligation de discrétion absolue sur les informations relatives aux patients/résidents - Discrétion professionnelle sur l'ensemble des informations dont l'agent a connaissance dans l'exercice de ses fonctions- Sens de l'accueil, de l'écoute et du service public- Diplomatie et calme face au public, y compris en situation de tension- Adaptabilité et capacité à s'organiser entre deux environnements de travail différents- Esprit d'équipe, sens de la communication - Rigueur et sens de l'organisation- Respect de la neutralité et des obligations déontologiques de la fonction publiqueIII. CONDITIONS D'EXERCICECDD de 3 mois / 36 heures hebdomadaires / Rémunération selon grille indiciaire FPHIV. PROFIL RECHERCHÉBac à Bac +2 en secrétariat ou gestion administrative ou équivalent / maitrise Word Excel PowerPoint

Experience: Débutant acceptéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Activités hospitalières