Secrétariat et Urbanisme - Mairie de Saint Jean du Falga H/F - Communes

Sous l'autorité du Maire et de la hiérarchie, l'agent assure des missions administratives polyvalentes liées au secrétariat général de mairie, à l'accueil du public et au suivi administratif des dossiers.A. Accueil et secrétariat général- Gestion quotidienne du secrétariat de mairie ;- Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires institutionnels ;- Renseignement de premier niveau auprès des administrés ;- Aide à l'accueil en renfort si nécessaire ;- Gestion du standard téléphonique ;- Réception, traitement et diffusion des informations ;- Traitement du courrier arrivé et départ : réception, enregistrement, scan, classement et archivage ;- Rédaction et saisie de courriers, comptes rendus et documents administratifs ;- Réalisation de travaux de bureautique divers ;- Classement et archivage des documents administratifs.B. Secrétariat du Maire- Gestion de l'agenda du Maire ;- Prise et suivi des rendez-vous ;- Rappels et organisation des réunions et déplacements ;- Préparation des convocations et suivi des réponses de présence ;- Tenue des listings de participation aux réunions ;- Organisation des réceptions et cérémonies officielles ;- Commande de fleurs pour les mariages, décès et cérémonies diverses ;- Gestion et préparation de la salle d'honneur selon les besoins et manifestations.C. Urbanisme- Réception et traitement des dossiers d'urbanisme ;- Renseignement des usagers sur les démarches et procédures d'urbanisme ;- Suivi administratif des dossiers.D. Conseil municipal et élections- Préparation des convocations au Conseil municipal ;- Saisie et mise en forme des comptes rendus et procès-verbaux des Conseils municipaux ;- Préparation, rédaction et saisie des arrêtés municipaux ;- Préparation et rédaction des délibérations ;- Transmission dématérialisée des documents administratifs ;- Suivi des procédures et décisions administratives ;- Rendre compte régulièrement à la hiérarchie ;- Préparation matérielle et administrative des élections ;- Établissement et suivi des procès-verbaux électoraux.E. Suivi administratif- Gestion des visites médicales des agents : convocations, suivi et classement des comptes rendus ;- Gestion des médailles du travail ;- Préparation et rédaction de documents administratifs : notes de service, contrats, arrêtés et courriers ;- Suivi des petits travaux et tenue du cahier des travaux.Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o009260706000601-secretariat-urbanisme?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Compétences requises :- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;- Qualités rédactionnelles et orthographe soignée ;- Sens de l'organisation et discrétion professionnelle ;- Polyvalence et capacité d'adaptation ;- Bon relationnel et sens du service public ;- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée.Qualités attendues :- Rigueur et autonomie ;- Confidentialité ;- Réactivité et disponibilité ;- Sens du travail en équipe ;- Capacité à gérer les priorités.