Agent de Secrétariat et d'Accueil du Service Petite Enfance - Ramatuelle H/F - Communes

Assurer la prise en charge de la logistique administrative et informatique du service petite enfance et assister le chef de service dans ce domaine d'activité.Réceptionner le courrier en mairieAssister la responsable face à la correspondance interne et externe de l'établissement et sa mise en page.Mettre en page les documents d'information et de liaison avec les famillesClasser et archiver les dossiersAssurer le suivi administratif des familles . Traitement, suivi et diffusion des informations, des documents de liaisons et des différents rappels administratifs.PORTAIL FAMILLES A MAITRISERAccueil du public, contrôle des personnes qui entrent dans la structureAccueil téléphonique, réception, orientation et transmissions, gestions des urgences. Transmission de la fluctuation quotidienne des accueils à l'équipe, à la directrice, et à l'équipe intendanteÉditer et rechercher à la demande de l'équipe les supports pédagogique de travailÉmettre les bons de commandes, les consigner informatiquement dans les dépenses engagées, passer les commandesImprimer les protocoles sanitaires (cuisine collective, dortoir, SDB, biberonnerie), et les classer.Réaliser le suivi du budget en binôme avec la chef de service et mensuellement avec le service financierRenseigner les familles sur liste d'attente en relais de la directrice, ou les faire patienterEtablir les commandes fourniture ménage et le récupérer et les distribuer dans les sectionsRéaliser le suivi des heures réelles et supplémentaires des agents et les tenir à jour, gérer le suivi des récupérationEtablir les tableau d'émargement ménage + cuisine + ménage cuisine

- Maîtriser les outils informatiques, le logiciel métier (CIRIL), internet.- Sens de la communication et des relations interpersonnelles.- Esprit d'équipe, capacité d'écoute et goût pour l'accueil et le service.- Maitriser les règles de secrétariat (classement etc..)- Respecter la confidentialité- Autonomie dans l'organisation du travail- Qualités relationnelles, disponibilité- Capacité à s'exprimer correctement à l'écrit et à l'oral