Assistante Coordinatrice - Mairie de Bethune H/F - Communes

Assurer le soutien administratif du pôle Cadre de Vie. Participer à la coordination administrative des activités des équipes techniques afin de garantir le bon fonctionnement des services.Assurer le secrétariat Cadre de Vie- Planifier et organiser les réunions de la direction : réunions de coordination, réunions avec les encadrants, comité de direction, proposer des ordres du jour, rédiger et mettre en forme les comptes- rendus ou relevés de décision et en assurer leur diffusion et effectuer le suivi des décisions prises (tableaux de bord)- Assurer la coordination administrative de la direction - Assurer la transversalité au sein des services- Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante- Gérer les courriers, courriels et appels téléphoniques.- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques.- Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs d'activité.- Réceptionner et gérer les boîtes mails- Gérer les courriers « arrivée et départ » : mettre en place et assurer un suivi de la circulation des documents (à l'arrivée et au départ)- Suivi de l'évaluation et des feuilles de routeAssurer le suivi et participer à la rédaction des actes administratifs- Participer à la préparation, à la rédaction et à la mise en forme des actes administratifs relevant du pôle Cadre de Vie (décisions, arrêtés, délibérations, conventions, notes et courriers administratifs)- Assurer le suivi des actes administratifs jusqu'à leur signature, leur transmission et leur exécution

Savoirs - Connaître le fonctionnement d'une collectivité et les circuits de validation et les procédures administratives- Avoir des capacités rédactionnelles : courriers, actes administratifs,- Posséder des compétences avancées dans l'utilisation des outils informatiques et de télécommunication (bureautique, messagerie électronique, internet et logiciels métiers)- Posséder une bonne maîtrise de l'expression orale et de la rédaction écriteSavoirs faire- Savoir gérer des plannings et des tableaux de bord- Posséder un forte capacité d'anticipation, d'organisation et de rigueur- Aptitude à travailler en équipe et en lien avec des interlocuteurs multiples- Aptitude à la prise d'initiative en lien avec sa hiérarchie- Capacité à la rédaction et maitrise des techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus)- Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités, esprit d'initiative et créativité- Savoir ordonner les priorités et gérer de "front" plusieurs dossiers- Maîtrise de l'outil informatique, bureautique et logiciels métier (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Powerpoint...)Savoirs être- Sens de l'organisation et de la planification.- Rigueur et fiabilité.- Autonomie.- Discrétion professionnelle.- Esprit d'équipe.- Qualités relationnelles.- Capacité d'anticipation et d'adaptation.Environnement de travail- Travail de bureau- Disponibilité en fonction des obligations du service- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité- Station assise prolongée- Travail sur outil bureautique