Assistant Polyvalent BTP H/F - GALILEO RH

Mon client, entreprise du bâtiment spécialisée dans le second oeuvre (cloisons amovibles, plafonds suspendus, aménagement de bureaux haut de gamme), accompagne ses clients dans la réalisation de leurs projets d'agencement et de rénovation d'espaces professionnels. Dans le cadre de son développement, recherche son(sa) Assistant(e) Polyvalent(e) BTP.
?? Tes missionsGestion administrative généraleAccueil téléphonique et physique, réception des livraisons, courrier entrant/sortantRédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifsClassement et archivage papier + numérique, mise à jour des tableaux de suivi administratifsSuivi des contrats et échéances administratives, pointage des relevés bancairesGestion de la flotte de véhicules (entretien, contraventions), suivi EPI / tenues de travail / matériel électroportatifFournitures de bureau, suivi des marchés cadres et revalorisation des prixAppels d'offres (publics et privés)Veille des marchés publics et privés, téléchargement DCE et 1ère analyseConstitution des dossiers administratifs (DC1, DC2, attestations, assurances, Kbis), mise à jour des pièces adminParticipation aux mémoires techniques (création et mise en forme)Contrôle de conformité des dossiers et dépôt sur les plateformes dématérialiséesSuivi des réponses et notificationsGestion administrative des chantiersConstitution des dossiers de démarrage (bons de commande, PV de réception, complétude)PPSPS, plans de prévention, demandes d'accès aux sites, badges, autorisationsSuivi administratif des sous-traitants (vérification des documents obligatoires, diffusion aux équipes chantier)Facturation client et envoi des factures, saisie des planningsAssistance commerciale + RH + DirectionCommercial : relances administratives, mise à jour base clients, dossiers de rentabilitéRH : éléments de paie, vérification fiches de paie + virements, visites médicales, notes de frais, CP, contrats de travail et onboardingDirection : suivi dossiers spécifiques, participation à l'amélioration continue des procédures?? Compétences techniques attenduesExcellente maîtrise bureautique : Word, Excel, Outlook, PowerPointPlateformes d'appels d'offres (BOAMP, PLACE, marches-publics.info, AWS...)Bonne connaissance des documents administratifs du BTPProcédures liées aux marchés publicsMaîtrise d'un logiciel de gestion appréciée (Batigest, ProGBat, Onaya, Sage BTP...)Excellentes qualités rédactionnelles

Formation Bac +3 (gestion, assistanat, administratif)XP confirmée MIN 5 ans sur un poste similaireXP en entreprise du bâtiment / second oeuvreConnaissance des appels d'offres publics/privés constitue un véritable atoutOrganisation & priorisation : capacité à coordonner plusieurs dossiers simultanément, respect des délais, anticipation, gestion des prioritésQualités personnelles : rigueur, sens du détail, autonomie, esprit d'initiative, réactivité, polyvalence, excellent relationnel, discrétion et confidentialité, esprit d'équipe, sens du service, forte implicationPosture attendue : ne se contente pas d'exécuter - vérifie, alerte, propose des solutions, anticipe les échéances pour sécuriser le suivi administratif des dossiers