Secrétariat Accueil - Mds Cézanne H/F - Département des Hautes Alpes

Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.
Le Département des Hautes-Alpes recherche un(e) Secrétariat accueil au sein de la MDS de Gap-Cézanne.Pour l'ensemble des missions exercé en Agence Territoriale Accueil téléphonique et physique du public : généraliste, spécifique et dans le cadre de l'Accueil Social Inconditionnel de Proximité- Écoute, information, orientation, de 1er niveau ;- Conseil et assistance aux usagers ;- Prise de messages et rendez-vous ;- Gestion du courrier « arrivée et départ » ;- Remplacements ponctuels possibles au sein de l'équipe de secrétariat de la Maison Des Solidarités ou de l'Agence Territoriale ;- En fonction des besoins, aide à la complétude des dossiers administratifs.Secrétariat en Maison Des Solidarités et en Agence Territoriale- Gestion administrative des dossiers papiers et informatisés des usagers ;- Prise de notes, mise en forme des rapports dans le respect de la charte graphique.Gestion administrative d'une ou plusieurs thématiques spécifiques (Enfance, Autonomie, Insertion, vulnérabilité)- Saisir dans SOLIS et participer aux évolutions du logiciel métier ;- Participer à l'organisation des différentes instances ;- Gérer un tableau de bord, les échéanciers, les statistiques et l'archivage des documents validés notamment dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).Contribution à la formation des professionnels- Accueil et accompagnement des stagiaires.Participation au groupe de travail des secrétaires- Harmonisation des procédures ;- Gestion des relations avec le public.

Permis de conduire : B Diplômes et formations exigés : Baccalauréat professionnel ou général ou niveauSpécialisation ou expérience en secrétariatFormation aux premiers secours souhaitées (SST, GQS, PSC...)Bureautique : Niveau Requis :MaîtriséEXCELWORDPOWERPOINTApplication métier :Solis / I-parapheurDétails : Bonne maîtrise du pack OFFICE et de la navigation sur internet et suite collaborative Outlook (messagerie, intranet) ;Capacité à se former sur de nouveaux logiciels informatiques ;Bonne connaissance des procédures des dispositifs et de l'organisation de l'institution ;Rigueur et sens de la méthode ;Grande discrétion ;Esprit d'initiative ;Disponibilité horaire ;Aptitude et intérêt aux relations humaines, qualité d'écoute et de contact, sens des relations notamment avec les publics en difficultés ;Capacité de travail en équipe.Accueil de public / SecrétariatEC20667