Secrétariat Service Social H/F - CROUS Aix-Marseille-Avignon

Mission principale : Sous l'autorité de la Responsable du service social Crous, l'agent au sein du secrétariat service social en faveur des étudiants contribue, en complémentarité avec la secrétaire titulaire, à la réalisation des missions du service social : écoute, conseil, aides, soutien et accompagnement adapté pour favoriser la réussite individuelle et sociale des étudiants inscrits en formation initiale quel que soit le type d'établissements de l'enseignement supérieur qu'ils fréquentent dans l'académie. Activités principales : Accueil, information et orientation des étudiants - Gérer les communications téléphoniques et les boîtes mails fonctionnelles du service social - Apporter des réponses de premier niveau au public en s'appuyant sur les procédures et les outils Crous - Identifier les situations d'étudiants nécessitant une prise en charge urgente et les transmettre sans délai aux assistants de service social - Suivi administratif de l'activité sociale - Participer au suivi administratif des dossiers étudiants via les outils institutionnels du Crous, (mesRDV, SAGA...) en coordination avec l'équipe sociale Crous et mettre à jour les informations nécessaires au traitement des situations sociales dans le respect de la confidentialité. - Gestion administrative et financière des dispositifs d'action social - Contribuer à la gestion des aides spécifiques (ASAP / ASAA) dans le respect de la réglementation, des procédures et du contrôle interne. - Contribuer à la préparation et le suivi des commissions d'aides jusqu'à la mise en paiement, en lien avec l'équipe sociale et l'agence comptable. - Contribuer au traitement des retours de l'agence comptable afin de garantir les délais de paiement et l'information des étudiants bénéficiaires. Fonctionnement et organisation du service social - Contribuer à la mise à jour des plannings, tableaux de bord du service social - Contribuer à la réception et diffusion du courrier du service social, à l'organisation matérielle des locaux et au suivi des fournitures et consommables du service social - Contribuer à la bonne transmission des informations au sein des équipes et entre les services, dans le respect de la confidentialité inhérente au service social

Titre RNCP Secrétaire Assistant ou expérience professionnelle équivalente de 1 an à 2 ans dans des fonctions administratives.Savoirs (connaissances) - Connaissance de l'environnement universitaire et de l'ensemble des services du CROUS - Connaissance du fonctionnement d'un service social et du secteur médico-social en général - Connaissance des dispositifs d'aides étudiantes et d'accompagnement social de publics en précarité - Connaissance des procédures administratives et comptables (notamment liées au Crous) - Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers (SAGA, outils de planification, messagerie...) - Maîtrise de l'expression écrite et orale professionnelle dans un environnement social, - Notions en gestion administrative et ressources humaines - Connaissance du cadre réglementaire : secret professionnel, confidentialité, RGPD Savoir-faire (compétences techniques) - Accueillir, écouter et orienter un public en difficulté avec une posture adaptée - Adapter sa communication à des situations sensibles ou de fragilité sociale - Identifier les situations d'urgence ou de détresse et alerter de manière appropriée - Gérer les appels et mails de manière efficace et organisée en priorisant les demandes - Organiser et prioriser son activité dans un contexte de volume important - Rédiger des écrits administratifs clairs et fiables - Assurer le suivi administratif et financier des dossiers d'aides - Préparer et suivre des commissions en lien avec des interlocuteurs multiples (équipe sociale, agence comptable) - Utiliser les logiciels métiers (SAGA, RDV étudiants) et outils de suivi - Mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi - Respecter et appliquer strictement les procédures et règles de confidentialité - Assurer une circulation fluide de l'information entre services Savoir-être (qualités professionnelles) - Discrétion absolue et respect de la confidentialité - Neutralité, bienveillance et non-jugement - Rigueur et sens de l'organisation - Autonomie et fiabilité dans le suivi des dossiers - Réactivité face aux situations urgentes ou complexes Maîtrise de soi et gestion du stress face à des situations sensibles - Esprit d'équipe et collaboration pluridisciplinaire - Adaptabilité et polyvalence