Agent·e Polyvalent·e Chargé·e de la Relation à l'Usager H/F - Préfecture de la Seine-Maritime

GROUPE RIFSEEP : 1Vos activités principales :Sous l'autorité du/de la référent-e d'unité accueil-courrier préfecture, ce poste d'agent-e polyvalent-e permet de varier son activité entre l'accueil des usagers sous toutes ses formes et la gestion du courrier :Son activité sera organisée selon un planning défini à l'avance et communiqué aux directions concernées. Les postes doivent être occupés selon l'ordre de priorité suivant: pré-accueil, courrier, orientation et appui au PAN, appui courrier et courriels. Aussi, en période de congés ou d'absences diverses, l'agent peut être amené à exercer ses missions à la cité administrative sur le même champ d'intervention (accueil et courrier).Sur le site de l'hôtel Dieu:Personnel d'accueil :- accueil et filtrage des usagers à la guérite- assistance aux usagers dans l'accomplissement de leurs formalités - explication des procédures et des téléprocédures aux usagers- orientation des usagers vers le(s) service(s) compétent(s) et vers les rubriques du site internet des services de l'État dans le département- renseignement de premier niveau, notamment aux ressortissants étrangers et présentation des démarches et informations disponibles sur le site internet, au moyen de flyers - affichage des documents- garantie du bon fonctionnement des moyens mis à disposition des usagers - veille attentive à la sécurité des biens et des personnes et alerte au besoinGestionnaire courrier:- réception, classement et transmission des courriers (dont les actes des collectivités territoriales),- affranchissement du courrier au départ et à l'expédition,- enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination,- accueil des services, des collectivités territoriales et des services extérieurs pour la remise de courriers et des actes,- transfert des courriels reçus par la saisine par voie électronique (SVE),- sélection des courriers alimentant le «courrier réservé»- retour des courriers indûment reçus pour les cartes grises et les permis de conduire.- suivi des courriels reçus dans la boîte aux lettres de la préfecture: relever, transmettre, classer et répondre aux questions de premier niveau en dehors des questions relatives à la DMISur le site de la cité administrative:Personnel d'accueil:- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs- Écoute et réponse de premier niveau- Affichage d'informations- Orientation adéquate en fonction de la demande- -Appel des services et mise en attente de l'usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné)Gestionnaire du courrier- Relation avec La Poste - réception le matin des chariots de courrier arrivée et remise l'après-midi des courriers départ- Tri de 1er niveau du courrier selon consignes propres à chacune des des directions occupantes- affranchissement courrier départ- enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination

Connaissances requises :- Connaître les techniques d'accueil (maîtrise)- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (maîtrise),- Savoir s'exprimer avec aisance (maîtrise),- Savoir écouter, analyser, reformuler la demande (pratique)- Savoir recueillir et traiter l'information (maîtrise),- Savoir gérer des relations conflictuelles (maîtrise),- Savoir travailler en équipe (pratique).- Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi (maîtrise)- Savoir s'adapter (maîtrise)Connaissances à acquérir :- Connaître l'environnement institutionnel et administratif (maîtrise)