Assistant·e en Gestion Administrative Dfvu H/F - Universite de Technologie de Tarbes

L?Universit de Technologie de Tarbes est un EPSCP nouvellement cre par le dcret 2023-1094 du 24 novembre 2023. Elle assure une mission d'enseignement suprieur, de recherche et d'innovation. Son nom de marque est Universit de Technologie Tarbes Occitanie Pyrnes (UTTOP). C'est la 4e Universit de Technologie franaise. Elle accueille 2800 tudiants, du post-bac au doctorat.
L'université de Technologie de Tarbes recrute, pour renforcer ses équipes, un ou une assistant.e en gestion administrative.PRÉSENTATION DU SERVICELa Direction de la Formation et de la Vie universitaire (DFVu) met en oeuvre la politique de Formation et de Vie universitaire décidée par la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU), du Conseil Académique (Cac) de l'UTTOP. Elle assure les missions de pilotage pédagogique, de service aux étudiant-es, d'appui aux décisions stratégiques de l'université, de participation de l'UTTOP aux instances régionales et nationales liées à la Formation et à la Vie universitaire.MISSIONS DU POSTESous la responsabilité de la responsable administrative et financière de la DFVu, vous assurez de façon autonome l'instruction,le suivi et la réalisation d'actions :- Assister la direction dans l'organisation quotidienne de son travail et en réalisant des actes administratifs et financiers- Participer à la gestion des systèmes d'information, des applications métiers et des plateformes de candidatures.ACTIVITÉS PRINCIPALES- Assurer la gestion administrative des pôles de la DFVuo Assister la direction de la DFVu dans l'ensemble de ses missions (agenda, préparer réunion, Compte rendu.)o Contribuer à l'organisation et planification d'évènements,o Participer à la mise à jour des procédures, guides et documents qualité.o Assurer l'archivage et la traçabilité des documents administratifs.- Contribuer au suivi et à la justification administrative et financière de l'activité de la DFVuo Saisir des commandes et ordres de missiono Collecter et traiter les données et documents nécessaire à la justification financière de projets,o Communiquer avec les acteurs internes (composantes, étudiants, responsables projets, services support, .),o Mettre à jour des bases de données dédiées et des tableaux de bord,o Archiver des documents,- Appui à la gestion des systèmes d'information et des plateformeso Participer à la saisie et à la mise à jour des données dans les applications métiers (Pégase, plateformes nationales, outilsinternes).o Contribuer à l'administration fonctionnelle courante des plateformes (Parcoursup, Études en France, MonMaster.etc.).o Recueillir les informations nécessaires aux enquêtes institutionnelles (SISE, CVEC, etc.).o Participer à l'harmonisation et à la formalisation des procédures administratives.ACTIVITÉS ASSOCIÉES- Accueil et orientation des étudiants et des différents acteurs/partenaires- Participer à la vie de service de la DFVu et participer aux réunions de service.- Venir en appui des autres pôles de la direction à l'occasion de situations ou d'événements particuliers.COMPÉTENCES REQUISESConnaissances (savoir)- Connaître le milieu de l'enseignement supérieur et les acteurs institutionnels- Connaître le public estudiantin et ses problématiques- Connaître les acteurs et partenaires du milieu universitaireCompétences opérationnelles (savoir-faire)- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, et les outils bureautiques,- Alimenter, organiser et mettre à jour les bases de données.- Élaborer et mettre en oeuvre des procédures de gestion propres au domaine d'activité.- Savoir organiser et planifier ses activités, et gérer son temps.- Adapter son comportement aux différents publics.Compétences comportementales (savoir-être)- Travailler en équipe- Capacité d'écoute- Faire preuve d'esprit d'analyse et de synthèse- Faire preuve d'autonomie tout en sachant informer, rendre compte.- Être rigoureux, consciencieux.- Faire preuve de discrétion.- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.- Faire preuve de polyvalence et de réactivité.NIVEAU REQUIS- Bac +2 souhaité- Expérience souhaitée sur poste similaire- Anglais : niveau B1 souhaitéPoste de catégorie B, Ouvert aux contractuelsPrise de poste : 17/08/26

Experience: 1 MoisCompétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériquesQualification: TechnicienSecteur d'activité: Enseignement supérieur