Ama Service de Gastro Entérologie Pédiatriques Hôpital Necker H/F - Hôpital Necker-Enfants Malades

MISSIONS PRINCIPALESAssurer le secrétariat du Pr PIGNEUR (PUPH) Responsable des Hôpitaux de jour pluridisciplinaires et du Dr ABI NADER (PH)Organisation de réunions ou visio-conférences via l'assistant de planification Outlook et Teams : réservation de salle, saisie mise en forme et diffusion de programme etcRéceptionner les appels téléphoniques, les orienter, prendre et transmettre efficacement les messagesPréparation des consultations : création des masques de compte rendu, suivi des dossiers et des documents nécessaires (résultats d'examens, comptes rendus, courriers...)Organisation et optimisation du planning des rdv : programmation de rendez-vous de 1ere consultation, téléconsultation, consultation privée (Dr ABI NADER) et consultation de suivi en partenariat avec le bureau des rendez-vousSuivi des différentes cohortes en collaboration avec l'infirmière coordonnatrice : MICI, proctologie, gastro-entérologieSuivi des demandes de 1ere consultations ou annulations/report de rendez-vous sur le logiciel LORAHSaisie des bilans et examens (endoscopie, échographie) dans le logiciel SUVIMICCodage des consultations dans le logiciel BamaraSaisie, relecture et mise en forme de documents, comptes rendus, rapports, et courriers diversSaisie et mise à jour de documents propres au service (protocoles...)Classement et envoi des courriersGestion et tenue du dossier médical (classement, archivage)Numérisation et insertion de documents dans le dossier informatisé du patient (ORBIS)Gestion des courriers électroniquesParticiper à la gestion des courriers en interne et en externe : envoi, relève, distributionParticiper à l'activité d'archivage : gestion des demandes et des retours de dossiers médicaux en lien avec le service des Archives CentralesGestion et traçabilité des demandes de communication des dossiers médicaux en lien avec le service juridiqueParticiper à la formation et au tutorat des stagiaires et nouveaux professionnels du secrétariatAssurer par secteur d'activité le remplacement des collègues lors des congés et une aide ponctuelle si charge de travail importante

QUALITES ET COMPETENCES- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone- Savoir travailler en équipe et avec plusieurs praticiens et professionnels paramédicaux- Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle- Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel- Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures pour en assurer la traçabilité- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence- Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels - Faire preuve d'organisation et être en capacité de prioriser ses actionsDIPLOMES ET OUTILSBaccalauréat F8, SMS, ST3SSecrétariat et gestion administrative Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III) Pack Office, Orbis