Assistante - Assistant de Direction - Gestionnaire Administratif H/F - Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale

Le service de défense et de sécurité collecte et analyse des informations des services (veille et alerte des autorités ministérielles), anime les réseaux de la défense et la sécurité des services déconcentrés et établissements d'enseignement supérieur et de recherche et, coordonne les politiques de défense, sécurité et confortant le respect des valeurs de la République, gère la crise (planification, exercices et formation), protège la recherche contre les ingérences étrangères, protège le secret, s'assure de la sécurité des systèmes d'information et gère les crises cyber. Le service est composé de 54 agents répartis entre deux sous-directions (la sous-direction de la sécurité et des valeurs de la République et la sous-direction de la protection de la recherche et des activités critiques), une mission pour la sécurité numérique et un bureau des ressources humaines et des affaires générales.
Le poste consiste à assurer l'accueil téléphonique, l'orientation des interlocuteurs, l'organisation des réunions et la gestion de l'agenda du chef de service. Il comprend également la gestion du courrier et des archives, la préparation des dossiers de réunion et la mise à jour des annuaires du service.La personne recrutée assure le suivi des opérations logistiques, notamment l'approvisionnement en fournitures, l'organisation des déplacements et le suivi du budget de fonctionnement. Elle met en forme des notes, tableaux et synthèses destinés à la direction ou au cabinet, en compilant les informations nécessaires et en respectant les échéances.Elle instruit les demandes d'autorisation de captation de données dans les zones d'interdiction de captation aérienne et suit les dossiers relatifs aux personnels non permanents, aux collaborateurs extérieurs, aux recrutements et aux emplois.Sa maîtrise des outils numériques lui permet de produire des tableaux de suivi et de synthèse, d'exploiter les données pour faciliter la prise de décision et de proposer des améliorations concernant la gestion du courrier, l'archivage numérique ou l'automatisation des procédures.Le poste implique des échanges avec les agents et les encadrants du service, les cabinets, les autres directions, les services budgétaires et logistiques, ainsi qu'avec les opérateurs et représentants des secteurs concernés. Il requiert rigueur, organisation, discrétion, réactivité, autonomie, qualités rédactionnelles et relationnelles, capacité d'analyse et de synthèse, maîtrise des outils numériques, sens du service, esprit d'initiative et aptitude à travailler avec des interlocuteurs variés.

Si vous êtes à la recherche d'un poste polyvalent, si vous aimez jongler entre plusieurs activités au cours d'une même journée et si vous aimez travailler en collaboration avec des équipes, ce poste est fait pour vous !Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique et rigoureux(se), capable de s'adapter rapidement aux priorités et aux urgences dans un environnement où chacun contribue à l'avancement des sujets.Pour mener à bien vos missions, vous avez une grande capacité à savoir communiquer de manière hiérarchique ou transversale.Vos atouts :Organisation et esprit de synthèseSens du relationnel, capacité d'écoute et bienveillanceHaute confidentialité et extrême discrétionAptitude à rendre compte et à travailler en équipeFacilité à gérer plusieurs sujets simultanémentBonne maîtrise des outils bureautique (suite Office, outil de visio-conférence)Capacité d'initiative pour organiser un agenda complexe et souvent mouvantAvoir une appétence à la production de tableaux de bord