Adjoint Administratif H/F - Service Public

Le secrétariat de Direction est composé d'un adjoint des cadres et d'un adjoint administratif

Le service économique est composé de deux adjoints administratifs

Activité principale :

Missions Secrétariat de Direction :

Communication :
- Rédaction, mise en forme et enregistrement de divers documents (courriers, notes, comptes-rendus...)
- Réception, filtrage, orientation des appels téléphoniques et des mails
- Ouverture, tri, ventilation du courrier (entrant), enregistrement des courriers importants
- Transfert d'information par mails
- Accueil physique et orientation des interlocuteurs internes et externes
- Mise à jour du livret d'accueil et du règlement intérieur
- Rapport d'activité/RAMA
- Mise à jour des annuaires internes et externes
- Invitations aux manifestations diverses
- Tableaux de suivi des visites FSSSCT
- Enquêtes et plans

Organisation :
- Préparation et suivi des dossiers
- Gestion des salles et suivi réservations véhicules
- Gestion des badges
- Gestion du matériel informatique
- Gestion des agendas des directeurs
- Classements et archivages
- Gestion des locations studios

-Secrétariat du Plan Blanc/Bleu

Missions autres :

Fonction achat :
- Plan Pluriannuel d'Investissement
- Commandes investissement
- Tableaux de bord

- Lien avec le service informatique

Compétences spécifiques au poste :

> Etre polyvalent,

> Savoir s'organiser,

> Etre diplomate,

> Gérer plusieurs tâches en même temps,

> Respecter les procédures administratives,

>Secret professionnel et discrétion.