Secrétaire de Direction Poste Alternant - Vestiaire Solidaire H/F - Fondation CASIP

Bienvenue à la Fondation CASIP La Fondation CASIP COJASOR, fondée en 1809 reconnu d'utilité publique accompagne tous types de publiques en situation de fragilité. Avec son réseau d'une vingtaine d'établissements et services en France : Foyer de vie, EHPAD, Halte-Garderie, Service Social...La Fondation est reconnue aujourd'hui comme un expert du secteur Social et Médicosocial avec plus de 550 collaborateurs.
Au sein d'une équipe engagée, vous assurez le suivi administratif et organisationnel du vestiaire, en lien avec la direction, les équipes. Vos Missions principales : Accueil et communicationAccueillir, informer et orienter les bénéficiaires, les donateurs, les partenaires et les bénévoles, en présentiel ou par téléphone.Gérer le standard téléphonique, le courrier postal et électronique.Recevoir, transmettre et assurer le suivi des messages.Assurer une communication fluide entre la direction, les équipes, les bénévoles et les partenaires extérieurs.OrganisationGérer l'agenda de la direction et planifier les rendez-vous.Organiser et coordonner la circulation des informations internes et externes, y compris les informations confidentielles.Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions (convocations, ordre du jour, comptes rendus).Organiser les déplacements professionnels de la direction.Élaborer et mettre à jour les plannings de la direction et des activités du vestiaire solidaire.Assurer un appui logistique dans l'organisation des événements solidaires.Gestion administrativeRédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus, rapports et autres documents administratifs.Rédiger les courriers et documents de la direction.Collecter, traiter, classer, archiver et mettre à jour les informations et les dossiers administratifs.Assurer le suivi administratif et, le cas échéant, comptable des dossiers confiés.Préparer les tableaux de bord, les statistiques, les rapports d'activité et les documents nécessaires aux réunions.Mettre à jour les bases de données et assurer le suivi administratif des bénéficiaires dans le respect des règles de confidentialité.Gestion du vestiaire solidaireParticiper à la distribution de vêtements et des actions solidaires.Contribuer à la gestion administrative et aux rangements des stocks de vêtements et du matériel.Participer à la coordination des dons et au suivi des entrées et sorties de vêtements.Collaborer avec les bénévoles, les travailleurs sociaux et les partenaires associatifs afin d'assurer le bon fonctionnement du vestiaire solidaire.

Compétences requisesSavoir-faireMaîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.Excellente expression écrite et orale.Bonne maîtrise des outils bureautiques (Canva ,Word, Excel, Outlook, PowerPoint).Capacité à organiser, planifier et prioriser les activités.Aptitude à élaborer des tableaux de suivi, des statistiques et des rapports.Respect des règles de confidentialité et de gestion des données.Savoir-êtreExcellent sens de l'accueil, de l'écoute et du service.Rigueur, méthode et sens de l'organisation.Discrétion et respect de la confidentialité.Esprit d'équipe, qualités relationnelles, souplesse.Autonomie, réactivité et capacité d'adaptation.Sens de l'initiative et de l'engagement dans une démarche solidaire.Ce poste permet de développer des compétences en gestion administrative, communication, organisation et relation avec le public, tout en contribuant à une mission d'entraide et de solidarité.