Assistante de Direction du Site Charles-Foix H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationSelon grille indiciaire de la FPHService d'affectationDirection de sitePrésentation du serviceL'hôpital Charles-Foix est un hôpital universitaire gériatrique situé dans le Val de Marne, à Ivry sur Seine, au sein d'un parc arboré. Il propose l'ensemble des activités gériatriques hospitalières : MCO, SMR, SLD, ambulatoire.Ces activités peuvent être polyvalentes (ex. Unité gériatrique aiguë, SMR gériatrique polyvalent, SLD gériatrique) ou plus spécialisées (ex.cardiogériatrie, orthogériatrie, oncogériatrie, unité de psychiatrie du sujet âgé, unité de soins palliatifs). 320 lits sont actuellement ouverts, une trentaine de plus devraient l'être dans l'année qui vient.En sus des activités gériatriques, l'hôpital propose également une offre de SLD neurologique adulte et dispose d'un service d'odontologie (44 fauteuils).L'hôpital a également une activité ambulatoire avec 23 places ouvertes d'HDJ : gériatrie (19), chimio (4); ainsi qu'un service d'odontologie. Les 10 places d'HDJ de psychiatrie sont actuellement fermées.Ses activités s'inscrivent pleinement dans les filières du groupe hospitalier : 80% des patients admis proviennent d'un autre établissement du groupe hospitalier (urgences ou spécialités).Vos missionsL'assistante de la Direction assure un appui organisationnel et administratif auprès de la Direction de l'hôpital (directrice et adjointe) afin de contribuer au bon fonctionnement global de l'hôpital.Elle veille à la fluidité de la circulation de l'information, sa coordination, ainsi qu'à la qualité du suivi des dossiers.1. Assistante de directionAssure le secrétariat de la directrice et de son adjointeRéception, traitement et orientation des appels téléphoniques, des emails, des courriers Gestion des agendas de la directrice, de son adjointe et préparation des documents nécessaires pour les rendez-vous ou réunionsPréparation et organisation des réunions (en lien avec la logistique et l'informatique si nécessaire) + rédaction de CR à la demande ou diffusion supports (exemple COCOR)Gestion des salles de réunions et vérification régulière des matérielsGestion des commandes de prestations comme les commandes de repas pour les réunions institutionnelles (direction + directions fonctionnelles) Gestion des réservations de la voiture de directionMise en forme et diffusion générale des notes de service, note d'informationMise à jour de tous les supports de communication en lien avec l'hôpital Charles Foix (organigrammes, sites Intranet/Internet, Annuaire téléphoniques, Activités etc.)Gestion des commandes et diverses demandes d'achatFait un reporting régulier sur les dossiers à la directrice et/ou l'adjointe à la directrice selon les dossiers2. Gestion administrativeLogement : - Gestion administrative des logements (suivi convention, quittance de loyers, dépôt de garantie,) en lien avec l'adjointe à la directrice, l'assistante sociale et la régie- Suivi des états des lieux et des besoins de travaux concernant les logements en lien avec la direction des travauxZen Zone : Création de créneaux mensuels des activités sportives ZEN ZONE, gestion des plannings, suivi budgétaireGardes administratives : élaboration et diffusion des plannings de garde ADG + 2 retex par an + enregistrement et mise à jour du Dispose pour les ADGPermanence médicale : élaboration et diffusion des plannings de garde et d'astreinte, enregistrement mensuel dans Chronos. Collaboration avec les référents des internes de Charles Foix et principalement avec l'ensemble des séniorsInternes : organisation de la journée d'accueil (2 fois par an) + mise à jour des documents avec référents des internes et référent médical de site3. Evènementiel / temps forts de l'hôpitalPréparation de manifestations comme la fête de Charles Foix, vis ma vie de patient, journées d'accueil des nouveaux arrivants, voeux, commémoration, remise des médailles, lumières sur la nuitCollaboration sur des opération ponctuelles à la demande de la directrice ou de son adjointeProfil recherchéConnaissances requises- Très bonne maîtrise des techniques de secrétariat, orthographe, rédaction et synthèse- Très bonne maitrise des outils informatiques : Excel, Word, PowerPoint, Outlook, SAP, Dispose etc.- La connaissance de l'environnement hospitalier est un plusCompétences et qualités requises- Capacité d'alerte et de reporting- Sens de l'organisation, gestion des priorités et rigueur- Qualité rédactionnelle- Capacité à travailler en équipe - Loyauté - Discrétion - Réactivité et Disponibilité- Autonomie et prise d'initiative- Qualités relationnelles : Capacité d'adaptation aux différents interlocuteursSchéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail8h30 ou 9h00 à 16h30 ou 17hTélétravailNonVos avantages à l'AP-HPAVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTIONPrimes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre)Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à chargePossibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHUAIDE AU LOGEMENTPossibilité de logements dans le parc AP-HP pour les titulairesAVANTAGES SOCIAUXRemboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilitéPossibilité de parking, stationnement vélosCrèche et centre de loisirs sur siteAccès au restaurant du personnel à tarifs avantageuxPrestations AGOSPAP (CE) : accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanentPlateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses..)Description de l'hôpitalSitué à Ivry-sur-Seine (94), l'hôpital Charles-Foix est spécialisé dans la prise en charge des personnes âgées quels que soient leur(s) pathologie(s) et leur niveau de dépendance. Il propose également des soins de suite et de réadaptation et dispose d'unités de soins longue durée.Référence de l'offre2026-23046