Secrétaire Assistant H/F - Service Public

Contexte du poste : La direction territoriale Seine francilienne (50 agents) met en oeuvre en Île-de-France la politique d'intervention de l'agence de l'eau Seine Normandie pour la protection de l'eau, de la biodiversité, et l'adaptation au changement climatique. Elle est organisée en 5 services : trois services sont dédiés aux opérations et travaux aidés, 1 service est dédié au recouvrement des redevances et à la performance des ouvrages d'assainissement et 1 service gère des missions transversales dans lequel est intégré le présent poste.Ce service compte 6 agents dont 2 assistantes dont le travail est organisé de manière que chacune soit capable de suppléer aux absences dans le cadre de l'intérim ou du télétravail pour les missions à assurer en présentiel. Les assistantes se coordonnent afin de planifier leurs absences et d'assurer une permanence pour le secrétariat.
Missions principales :Le/la secrétaire assistant(e) apporte un appui aux autres services et au directeur territorial. Dans ce cadre, la/le secrétaire assistant(e) se voit confier trois missions principales.1°) Assurer la gestion administrative courante de la directionRépondre et gérer les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs, assurer le suivi des mails et relayer les informations.Préparer l'arrivée des nouveaux arrivants (commande de matériel, de badge) et participer à leur accueil et leur intégration au sein de la direction.Gérer les agendas, préparer les dossiers et organiser les réunions.Assurer la rédaction, l'enregistrement, le suivi et la transmission des courriers à signer par le directeur territorial ou la directrice générale, notamment via le logiciel Airs Courrier, en veillant au respect des délais de réponse.Commander le matériel nécessaire au fonctionnement de la direction.Participer à l'archivage numérique de la direction.2°) Appui métier pour les servicesAppuyer les agents de la direction dans le suivi administratif de leurs dossiers (les aides financières, les redevances, etc.), à l'aide des logiciels métiers de la direction, jusqu'à leur envoi et leur archivage.Contribuer en lien avec la cheffe de service à la rédaction de procédures internes visant à optimiser le fonctionnement administratif des services.Accompagner les partenaires extérieurs dans l'appropriation des nouveaux outils et procédures, dans le cadre de la modernisation des logiciels métiers.Participer à l'instruction de certains dossiers de subvention de la direction (avenants, etc.).3°) Appui logistique et évènementielAppuyer l'agent en charge de la communication dans l'organisation et la gestion des événements de la direction (forums, comités des partenaires, webinaires, etc.).Assurer le soutien logistique des événements en coordonnant les réservations de salles et les prestations nécessaires (restauration, équipements, etc.).Participer à l'établissement des listes de participants et effectuer les relances nécessaires.Préparer les dossiers de séance et les documents utiles au bon déroulement des événements.Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des supports de communication de la direction.

Conditions de recrutementNon titulaires:Conformément au décret 2007-832 portant statut des agences de l'eau, les candidats devront justifier soit d'un titre ou diplôme de premier cycle de l'enseignement supérieur, soit d'un titre ou diplôme certifié de niveau 5.Non titulaires internes :Les candidats en CDI à l'agence doivent pour postuler, remplir les conditions du décret 2007- 832, cité plus haut.Fonctionnaires:Les candidats fonctionnaires appartiennent au corps ou seront accueillis en détachement sur le corps des secrétaires d'administration et de contrôle du développement durable.Le poste est classé en groupe 2 RIFSEEP.