Gestionnaire Administratif·ve et Financier·ère H/F - Universite Bordeaux Montaigne Bordeaux I

L'UFR Langues et Civilisations compte environ 6200 étudiants, 230 enseignant.e.s titulaires et contractuel.le.s ainsi que 250 vacataires (chargé.e.s de cours) et 28 personnels administratifs.L'UFR Langues et Civilisation est organisée en :- 13 départements d'enseignement- 1 accueil et 4 services administratifsLe Bureau Service général et finances a pour mission l'élaboration du budget de l'UFR Langues et civilisations, le suivi de l'execution budgétaire ainsi que la gestion des dépenses (projets pédagogiques, missions despersonnels qui se déplacent à Agen et Bayonne) ainsi que les commandes diverses.Le bureau a également en charge le recrutement et la gestion des enseignants contractuels, CDD et vacataires.Sous l'autorité de la responsable du bureau, vos missions seront les suivantes :Gestion des projets pédagogiques de l'UFRPréparation de la commission mixte de l'UFRMise en oeuvre des aspects financiers et logistiques des projets pédagogiques :- Gestion des états de conférences- Commande et facturation de prestations de restauration et pauses café- Liquidation des dossiers de déplacement- Réservation ponctuelle de transport et d'hébergement.Gestion des missions du personnel enseignant et des personnalités extérieuresAccueil des enseignants et distribution des ordres de missions,Suivi des pièces en lien avec les enseignants,Enregistrement puis remboursement des missions dans l'application dédiéeEngagement des frais et attestation du service fait dans l'application dédiéeGestion des opérations financièresBons de commandes, engagements, attestations de service faitEtablissement et suivi des facturesEtablissement de fiches fournisseurs, relance des fournisseursGestion du tutoratRecueil des informations auprès des enseignantsRecrutementPaiementActivités associéesAccueil quotidien des enseignantsSuivi des documents administratifsParticipation à la logistique évènementielleParticipation aux appels d'examensParticipation aux élections liées à la vie institutionnelle de l'UFR et de l'établissementProfil recherché :Connaissances :- Connaissance des techniques de secrétariatCompétences opérationnelles :- Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint- Savoir rendre compte- Communiquer- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité- Maîtriser les modes de communication à l'écrit et à l'oral.- Savoir utiliser les outils bureautiques (Maîtrise de word et excel)- Gérer la confidentialité des informations et des données.Compétences comportementales :- Sens de l'organisation- Réactivité / Dynamisme- Rigueur / Fiabilité- Sens relationnel et du service publicCompétences autres :- Maîtrise souhaitée des applications GFC Dépenses et GFC MissionsContraintes spécifiques du poste :- Pas de télétravail la première année

Experience: Débutant acceptéCompétences: Gestion financière et budgétaire,Rédaction de documents financiersQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Enseignement supérieurListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.