Apprenti Assistant de Direction H/F - Service Public

Objectifs du poste:Sous l'autorité de la secrétaire générale, l'apprenti assure auprès de la Direction générale et du secrétariat général la gestion courante du secrétariat dans le respect des règles et des procédures applicables. Elle ou Il recueille, traite les informations nécessaires et assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés. Elle ou Il participe à l'animation de la structure au fonctionnement du secrétariat mutualisé direction générale - secrétariat général.
Gestion administrative et logistiqueGestion des agendas : Planification et suivi des rendez-vous, réunions et déplacements pour la Direction Générale et la Secrétariat Général.Gestion du parapheur : Préparation, dépôt et distribution des documents officiels en collaboration avec les services concernés.Organisation des déplacementsRéservation de billets (train, avion) et hébergementsEnregistrement des frais de mission dans PEP et suivi des remboursements.Vérification de la conformité des pièces justificativesOrganisation d'événements et réunionsLogistique des événementsCoordination des séminaires, conseils d'administration et autres événements institutionnels (devis, réservations, communication aux participants)Gestion des réunionsRéservation de salles et mise en place des outils de visioconférence (Teams, Zoom, etc.)Préparation des supports logistiques (accueil, matériel, comptes-rendus)Gestion documentaire et financièreClassement et archivageEnregistrement et classement du courrier entrant/sortantGestion des conventions et documents sensibles en respectant les règles RGPDSuivi financierSaisie des bons de commande et des saisies financières (SF)Contrôle et enregistrement des notes de frais (pièces justificatives, conformité)Accueil et communicationAccueil physique et téléphoniqueRéception et orientation des visiteurs, gestion des appels entrantsTransmission des messages et informations aux services concernés

Savoirs :Maîtriser les outils bureautiques: excel, word, messagerie et calendrier électronique zimbra,Goût pour l'usage des outils de gestionConnaissance en comptabilité généraleMaîtriser les techniques de communication écrite et oraleMaîtriser les techniques de restitution et de transmission écrite et oraleSavoir-faire / Savoir-être :Avoir le sens de l'organisation et de la rigueurAvoir des qualités relationnelles(sens de l'écoute et du dialogue)Etre réactif et avoir un esprit d'initiativeRespecter et faire respecter la confidentialité des informationsSavoir travailler en équipe