People Ops Manager Freelance H/F - collectivite

Information importanteType de contrat: FreelanceTaux journalier : Salaire selon profilLocalisation : Paris, FranceDate de démarrage :UrgentMode de travail : Sur sitePublié le : 10 juillet 2026Le besoinContexteNotre client est une scale-up européenne rentable, présente en France et au Portugal, qui traverse une phase de structuration de son organisation People.Dans un contexte de transition au sein de l'équipe RH, l'entreprise souhaite intégrer rapidement un ou une People Ops Manager freelance afin de sécuriser le fonctionnement de la fonction People, notamment la paie sur les deux pays, d'accompagner les managers et de faire évoluer les processus existants.La personne travaillera en étroite collaboration avec une Office Manager déjà en poste, qui prend en charge une partie de l'exécution administrative quotidienne, notamment la préparation des contrats ainsi que la coordination opérationnelle des onboardings et des offboardings.Le ou la People Ops Manager aura la responsabilité directe de la paie en France et au Portugal, ainsi que du pilotage et de la fiabilisation de l'ensemble des opérations RH.Vos missionsPiloter la paie en France et au PortugalPrendre en charge et sécuriser les cycles de paie en France et au PortugalCollecter, contrôler et transmettre les éléments variables de paieVérifier les bulletins et garantir la fiabilité des données avant validationAssurer le suivi des entrées, sorties, absences, congés, primes et changements contractuelsCoordonner les partenaires et prestataires de paie locauxRépondre aux questions des collaborateurs concernant leur paieIdentifier et corriger les éventuelles anomaliesGarantir le respect des échéances et des obligations légales localesDocumenter et fiabiliser les processus de paie sur les deux paysUne bonne maîtrise de la paie française est indispensable. Une connaissance de la paie portugaise est fortement appréciée, ou à défaut une expérience solide de coordination de paies internationales avec des prestataires locaux.Piloter les opérations PeopleGarantir la qualité et la bonne exécution des processus RH Superviser et accompagner l'Office Manager sur les sujets administratifs RHSécuriser les processus liés aux contrats, aux arrivées, aux mobilités et aux départsPrendre en charge les situations individuelles nécessitant davantage d'expertiseS'assurer de la conformité des pratiques et de la fiabilité des données RHCoordonner les partenaires internes et externes : paie, juridique, prestataires RH, mutuelle, prévoyance et médecine du travailAssurer la continuité du run RH pendant la période de transitionAdministrer et fiabiliser les outils RHAssurer la bonne administration du SIRH HiBobMaintenir à jour les données collaborateursGarantir la cohérence des informations entre HiBob, PayFit, Swile et les autres outilsAdministrer PayFit dans le cadre de la paie françaiseGérer les avantages salariés et les titres-restaurant via SwileOptimiser les workflows et automatisations existantsIdentifier les doublons, erreurs ou tâches manuelles pouvant être simplifiéesConstruire une documentation claire sur l'utilisation des outils et les responsabilités de chacunStructurer et améliorer les processusAuditer les pratiques et processus People existantsIdentifier les risques opérationnels et les points de frictionClarifier les rôles, les responsabilités et les circuits de validationFormaliser et documenter les processus RH et paieAméliorer les parcours d'onboarding et d'offboardingMettre en place des outils, modèles et automatisations permettant de fiabiliser le runAméliorer la qualité et la centralisation des données RHHarmoniser autant que possible les pratiques entre la France et le PortugalAccompagner les managers et les collaborateursÊtre le point de contact des managers sur leurs problématiques RH quotidiennesApporter des réponses concrètes et pragmatiques aux situations individuellesAccompagner les managers dans l'application des politiques et processus RHRépondre aux questions des collaborateurs sur la paie, les avantages et les procédures RHContribuer à une expérience collaborateur cohérente dans les différents bureauxFaire remonter les principaux irritants et proposer des solutions adaptéesProduire et suivre les indicateurs RHFiabiliser les données PeopleConstruire et suivre les principaux indicateurs RHProduire les reportings nécessaires au pilotage de l'activitéSuivre les effectifs, mouvements, absences et coûts liés aux équipesAlerter sur les risques ou dysfonctionnements identifiésDonner de la visibilité à la direction sur l'état des opérations PeopleRépartition des responsabilitésL'Office Manager assure principalement l'exécution administrative et logistique de premier niveau :préparation et suivi des contratscollecte des documents administratifscoordination des onboardingsorganisation des offboardingscoordination logistique des arrivées et des départssuivi administratif courantLe ou la People Ops Manager intervient directement sur :la paie en France et au Portugalla supervision et la sécurisation des processus administratifsla gestion des cas individuels complexesla conformité RHl'administration et la fiabilisation de HiBob, PayFit et Swilel'amélioration continue des processusl'accompagnement des managersles sujets People transverses entre la France et le PortugalProfil recherchéProfil recherchéVous disposez idéalement de :minimum 5 ans d'expérience en People Operations, HR Operations, administration RH ou sur un poste de HR Generalistune expérience significative de gestion opérationnelle de la paie françaiseune expérience de la paie portugaise ou, à défaut, de coordination de paies internationalesune expérience dans un environnement start-up ou scale-upune bonne maîtrise des fondamentaux de l'administration du personnelune capacité à superviser et fiabiliser les opérations RH sans nécessairement tout exécuter directementune bonne compréhension des enjeux de conformité, de droit social et de relations individuellesune expérience pratique de HiBob, PayFit et Swileune forte capacité d'organisation et de priorisationVous êtes à l'aise dans un environnement en mouvement, où il est nécessaire de reprendre le run tout en améliorant les processus existants.La maîtrise professionnelle de l'anglais est indispensable.