Gestionnaire de Programme de Formation Continue - Exed et Alternance H/F - Institut Polytechnique de Grenoble

Grenoble IAE - INP, UGA (Graduate School of Management de l'Université Grenoble Alpes) regroupe environ 1400 étudiant.es en France et à l'étranger, et diplôme chaque année plus de 900 personnes, dont plus de 700 Master 2.Sa mission est de révéler et connecter les talents pour un management responsable et innovant dans les organisations locales et internationales : nos diplômés Bac +5 sont experts, collaboratifs, innovants et ouverts à l'international.La formation dispensée combine ainsi période internationale, développement de l'esprit d'entreprendre et expertise métier, via une vingtaine de parcours en masters spécialisés. Son corps professoral permanent regroupe plus de 70 enseignants, majoritairement enseignants-chercheurs en sciences de gestion, et travaille avec près de 400 intervenants extérieurs.Site internet : https://www.grenoble-iae.fr/
Accueillir et informerAccueillir, informer (étudiants et enseignants, publics extérieurs)Informer, conseiller et guider les étudiants dans leurs démarches administratives tout au long de l'annéeParticiper aux différents événements présentant la formationDiffuser des supports d'informations, communiquer avec les partenaires extérieursOrganiser le recrutement des étudiantsMettre en place et gérer les différents dispositifs d'admission des étudiants dans les filières de formation (traitement des candidatures en lien avec l'équipe pédagogique, diffusion des résultats)Assurer les inscriptions administrativesPréparer les dossiers d'inscription, participer aux inscriptions, contrôler les pièces justificatives, éditer les cartes d'étudiants, gérer les transferts de dossiers, contribuer à la vérification des inscriptionsAccompagner les étudiants relevant de la Formation continue ou de l'AlternanceGérer les dossiers de financementEtablir les attestations de présenceTransmettre les états mensuels aux CFA, financeurs et service financier de l'IAEElaborer les devis, les contrats, les conventions de formationSuivre et mettre en place les contrats d'apprentissageOrganiser la rentréePréparation des plannings, Contact avec les intervenants et prestatairesAssurer la gestion pédagogiquePréparer, saisir et vérifier les inscriptions pédagogiques des étudiantsElaborer les plannings d'enseignements avec les responsables pédagogiques et les enseignantsPréparer et organiser les examens et leurs jurysÉditer les résultats et les procès-verbaux de jurysGérer les conventions de stageVeiller au respect des règlesVérifier le respect du règlement d'études et veiller à son applicationVérifier la conformité de l'ensemble des actes de gestion en fonction de la règlementation ministérielle, des délibérations des conseils, des procédures internesInteragir avec les services internes à l'établissementRenseigner, transmettre les informations et documents utiles aux services ressources (comptabilité et Relations Humaines) dans le respect des procédures et des délaisCollaborer en lien avec le service communication à l'organisation des évènements institutionnels à destination des étudiants et des partenaires extérieursS'informer et se formerParticiper aux réunions d'équipe et instances institutionnelles de l'établissement et de l'universitéEffectuer les formations nécessaires à la prise du poste ou à l'amélioration de ses compétences

Compétences métier/savoir-faireMaîtriser les outils bureautiques (Messagerie, Word, Excel)Connaître les logiciels spécifiques : APOGEE, E-candidat, MonMaster, PEF, Agate, ADE, Moodle, P-stageRédiger et mettre à jour les documents relatifs au service à destination des usagers et des collèguesIdentifier et appliquer les procédures administratives relatives au serviceSavoir recueillir et transmettre des informations orales et écritesOrganiser et planifier ses activités en fonction des priorités du service.Savoir organiser et gérer son poste de travail, un système de classementSavoir êtreFaire preuve de qualités relationnelles, faire preuve d'autonomie et savoir travailler en équipe (avec les membres du service, les enseignants, les autres services de la composante, de l'université et des organismes partenaires)Être rigoureuxSavoir gérer les situations d'urgence et hiérarchiser les prioritésSavoir rendre compte et être force de proposition dans l'amélioration continue de l'organisation du travail au sein de son serviceConnaître la réglementation et les dispositifs de financement de la formation professionnelle et apprentissage serait un plusConnaître les modalités d'établissement des contrats et conventions de formation professionnelle, le référentiel de certification RNCP, FCU ou QUALIOPI serait un plus