Assistant - Assistante de Direction - Office Manager H/F - France Travail

Dans le cadre d'une création de poste, notre PME recrute un.e Assistant.e de direction / Office Manager. Rattaché.e directement au Directeur de site, vous constituez un soutien clé à la direction et assurez l'ensemble des fonctions administratives transverses de l'établissement.Vous êtes l'interlocuteur.trice privilégié.e des intervenants internes et externes (fournisseurs, clients, salariés, prestataires) et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise par son sens du service, de l'organisation et de la coordination.Missions principales1. Gestion administrative générale- Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs, prestataires et visiteurs- Filtrage et orientation des appels entrants- Traitement, tri et distribution des courriers et e-mails entrants et sortants- Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus de réunion et divers documents administratifs- Création, tenue et mise à jour de documents, fichiers administratifs et tableaux de bord de suivi- Classement, archivage physique et numérique des documents- Gestion et approvisionnement des fournitures de bureau- Gestion des contrats de maintenance et des prestataires de services généraux- Veille au bon fonctionnement administratif de l'entreprise et rôle de facilitateur(trice) auprès des équipes- Participation à l'amélioration continue des processus administratifs de l'entreprise.2. Assistanat de direction- Gestion de l'agenda du Directeur de site (réunions, rendez-vous, déplacements, priorisation des sollicitations)- Accompagnement quotidien du dirigeant dans l'organisation et la gestion de ses activités- Organisation des déplacements professionnels (réservations de trains, hôtels, restaurants, gestion des notes de frais)- Préparation des dossiers, présentations et supports de réunion- Rédaction et mise en forme de présentations, rapports et documents à destination de la direction- Traitement des informations confidentielles avec discrétion- Gestion des sollicitations internes et externes destinées à la direction3. Support aux managers et aux services de l'entreprise- Assistance administrative aux managers des différents services- Accompagnement des responsables dans le suivi de leurs activités administratives et organisationnelles- Coordination et suivi de diverses demandes internes- Soutien dans la préparation de réunions, reportings et documents de suivi- Interface entre les différents services afin de fluidifier les échanges et les processus internes5. Suivi comptable et financier - Réception, contrôle et transmission des factures fournisseurs- Gestion des notes de frais et des petites caisses- Suivi administratif de certains dossiers fournisseurs et prestataires6. Achats et approvisionnements- Passation des commandes de fournitures, équipements et consommables- Réalisation ponctuelle d'achats auprès de fournisseurs selon les besoins de l'entreprise- Demande de devis et suivi administratif des commandes- Suivi des livraisons et gestion des bons de commande / bons de livraison- Mise à jour et gestion du fichier fournisseurs7. Communication interne, événements et coordination- Organisation de rendez-vous, déjeuners professionnels et événements d'entreprise- Participation à l'organisation d'événements internes et externes- Rédaction et diffusion des notes d'information et affichages sur site

Experience: 5 An(s)Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,BTS support à l'action managériale,Bureautique et outils collaboratifs,DUT gestion administrative et commerciale des organisations,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations,Gestion des urgences et des imprévus,Licence pro mention management et gestion des organisations,Techniques de communication interne,Techniques de filtrage d'appels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Titre professionnel assistant de direction,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Contrôler la conformité des procédures internes,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériquesPermis: B mention 79.06 (= EB) souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Travaux de menuiserie bois et PVCListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.