Pref 33 Assistant de Direction du Corps Préfectoral H/F - Préfecture de la Gironde

Groupe RIFSEEP : 1Vos activités principales :- Assurer à titre principal le secrétariat de l'autorité préfectorale (agenda, accueil physique et téléphonique)- Liens avec l'ensemble des secrétariats du corps préfectoral et la direction de la coordination des politiques publiques (DCPP) et des chefs de service;- Suivi des dossiers stratégiques et relance auprès des services en lien avec la DCPP;- Gestion de l'agenda et des déplacements (en lien avec le chauffeur);- Organisation des déplacements (hors Bordeaux): prise de billets de train et réservation d'hôtels (CHORUS DT)- Organisation de réunions en lien avec les services de la préfecture, des directions départementales interministérielles et autres partenaires extérieurs;- Suivi et gestion de la boîte fonctionnelle du secrétariat: Traitement, diffusion et rédaction des courriels;- Suivi de dossiers, réservation de salles de réunion, organisation logistiques des visioconférences- Gestion du budget de la résidence et des frais de déplacements- Articulation interne à la préfecture (gestion des parapheurs)- Mise à jour des listes de diffusion utiles;- Soutenir l'activité croissante de la DCPP;- Suivi des dossiers et de l'agenda pour la semaine N+1 en fin de semaine.Compétences attendues:- Bonne maîtrise de la rédaction administratives;- Bonne connaissance du fonctionnement de l'État territorial et des circuits décisionnels;- Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (messagerie, agenda, outils de suivi);- Capacité à gérer simultanément des dossiers.Votre environnement professionnel :Activité du service :Le service du secrétariat a pour rôle d'apporter une assistance au secrétaire général dans le cadre de son activité quotidienne et de dresser les perspectives de son emploi du temps.Composition et effectifs du service :Une assistante (et une apprentie)Liaisons hiérarchiques :En lien direct avec le secrétaire généralLiaisons fonctionnelles :Administrations centrales, services de la préfecture, autres préfectures et sous-préfectures, collectivités territoriales (élus), tous services de l'État au niveau départemental, voir régional et services partenaires.

Vos compétences principales mises en oeuvre :Connaissances techniques :Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérirAvoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - requisSavoir-faire :Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requisSavoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requisSavoir rédiger : niveau pratique - à acquérirSavoir-être :Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requisAvoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requisSavoir s'exprimer oralement: niveau maîtrise - requisVos perspectives : Acquisition d'une très bonne connaissance des missions des acteurs publics locaux, valorisable dans le cadre de concours ou sur des postes supérieurs.Durée attendue sur le poste : 3 ANS